Registrar el progreso de un pedido como agente

Por qué importan tus fechas

Cada pedido que la empresa compradora hace a través de ti muestra sus etapas en la parte superior de la página del pedido, y otra vez como una fila en el panel de PO journey. Cada etapa muestra su fecha y quién la registró. Cuando una etapa pasa su fecha objetivo, se pone en rojo en el panel y muestra cuántos días de retraso lleva.

Sin tus fechas, la empresa compradora solo ve dos cosas de tu lado: el día en que se te envió el pedido y el día en que salió la mercancía. Todo lo que pasa entre medias es invisible, y un retraso se ve igual tanto si ocurrió en el proveedor, en el control de calidad o en la entrega. Con tus fechas, las etapas muestran exactamente dónde está un pedido, y un proveedor con retraso se ve semanas antes de la fecha en que la mercancía debía salir.

En cuanto registras la primera fecha en un pedido, se esperan las siguientes. Si la fecha objetivo de una etapa pasa y no la has registrado, esa etapa aparece como retrasada, aunque el trabajo ya estuviera hecho. Una fecha que falta se ve exactamente igual que un retraso.

Las fechas que registras

Clean Hand Over, etapa 5

Clean Hand Over es el momento en que termina tu trabajo en un pedido. Su significado se define para cada agente:

• Ready for the next container (China, Indonesia). La etapa se completa sola en cuanto todos los artículos del pedido están en un envío. No hay botón Handed over: registras la mercancía con los albaranes de recepción, y sale cuando se despacha su contenedor.
• Sent to the shipping agent (India, Nepal). Registras Handed over el día en que la mercancía llega al agente de transporte.

Un envío despachado siempre completa la etapa. La empresa compradora también puede darle a una etapa su propio nombre para ti, por ejemplo "Sent to forwarder": se muestra en el pedido con ese nombre.

Las etapas van en orden. Registra cada fecha el mismo día en que ocurre. Una fecha de más de un día en el pasado, una etapa registrada antes de la anterior o una fecha que borras te pide un motivo. El motivo queda guardado en el historial del pedido, con tu nombre, para que el comprador vea por qué.

Qué registra la empresa compradora

Hay fechas que no puedes introducir tú, y es intencionado:

• Sample approved. El comprador aprueba la muestra. Solo productos nuevos; los pedidos repetidos no tienen muestra.
• Approved ready date. El comprador aprueba tu fecha propuesta. A partir de ahí queda fijada, y marca los plazos: el control de calidad debe completarse ese día, y la entrega limpia dentro de los siete días siguientes.
• QC passed. El comprador lo confirma, normalmente a partir de tu evidencia de calidad. Aprobar el control de calidad libera el pago del saldo: hasta entonces, pagar el saldo pide un motivo.
• Compliance pack complete.

Tu Clean Handover Score se calcula a partir de estas fechas y de la fecha de entrega que registras. La fecha de entrega la registras tú, así que registra el día en que la mercancía llegó realmente al agente de transporte. El comprador ve quién la registró y cuándo, puede contrastarla con el recibo del agente de transporte y puede corregirla; una corrección queda guardada en el historial del pedido con su motivo.

Tu gasto por unidad en cada línea

Mientras un pedido está enviado o confirmado, puedes escribir tu propio Your unit expense (gasto por unidad) en cada línea, en la pestaña Items del pedido. Es por unidad y en la moneda del pedido. El gasto de una línea es tu gasto por unidad multiplicado por la cantidad pedida, y Agent expenses (gastos del agente) en el pedido es la suma de sus líneas.

• Una línea donde no escribes nada usa la estimación de la empresa compradora para ese producto.
• Vacía el campo para volver a esa estimación.
• Una línea nueva del mismo artículo en tu próximo pedido, en la misma moneda, empieza con el valor que usaste la última vez, así que solo editas lo que cambió.
• La empresa compradora ve tu valor en la línea, pero no puede cambiarlo.

Es solo una estimación para el presupuesto. No se paga al proveedor, no se incluye en el total del pedido y no se usa para calcular el coste del stock.

Cuando el proveedor cambia un precio

Si un proveedor pide un precio nuevo antes de que confirmes un pedido, no confirmes al precio antiguo. Abre el pedido, busca el producto en Items y pulsa Supplier changed the price en su línea. Introduce el precio que pide el proveedor, por caja tal como se muestra, y una nota breve si ayuda, y después Ask the organisation.

La empresa compradora recibe una notificación y responde en la línea: acepta el precio nuevo, mantiene el antiguo o fija otro precio. Tú recibes una notificación con la respuesta. Mientras quede sin responder alguna pregunta de precio del pedido, Confirm queda en gris. Si la empresa compradora mantiene el precio antiguo y el proveedor no quiere vender a ese precio, cancela esa línea antes de confirmar.

Cuando el proveedor cambia la cantidad

Si el proveedor no puede suministrar la cantidad pedida, o solo vende en lotes mayores, pregunta a la empresa compradora antes de confirmar. Abre el pedido, busca el producto en Items y pulsa Ask for another quantity bajo su cantidad. Introduce la cantidad, en el nivel que muestra la pestaña Items (cajas, SKO o unidades), y una nota breve si ayuda, y después Ask the organisation.

La empresa compradora recibe una notificación y responde en la línea: acepta la cantidad nueva o mantiene la antigua. Tú recibes una notificación con la respuesta. Mientras quede sin responder alguna pregunta de cantidad del pedido, no se puede confirmar.

Buenos hábitos

• Regístralo el mismo día. Cinco segundos el día que toca te ahorran una discusión después sobre una etapa en rojo, y un motivo que escribir.
• Propón fechas de listo en las que confíes. Una fecha realista que cumples es mejor que una fecha optimista que fallas.
• Avisa pronto al comprador cuando una fecha se vaya a retrasar. Una nueva fecha aprobada a tiempo mantiene el pedido en plazo; una fecha que se retrasa sin que nadie la haya acordado aparece como retraso.