Mencatat kemajuan pesanan sebagai agen

Mengapa tanggal Anda penting

Setiap pesanan yang ditempatkan perusahaan pembeli melalui Anda menampilkan tahapnya di bagian atas halaman pesanan, dan juga sebagai satu baris di papan PO journey (perjalanan PO). Setiap tahap menunjukkan tanggalnya dan siapa yang mencatatnya. Ketika sebuah tahap melewati targetnya, tahap itu berubah merah di papan dan menunjukkan berapa hari keterlambatannya.

Tanpa tanggal dari Anda, perusahaan pembeli hanya melihat dua hal di sisi Anda: hari pesanan dikirim kepada Anda dan hari barang berangkat. Semua yang terjadi di antaranya tidak terlihat, dan sebuah keterlambatan tampak sama saja entah itu terjadi di pemasok, di pemeriksaan mutu, atau di serah terima. Dengan tanggal dari Anda, tahap-tahap itu menunjukkan persis di mana posisi sebuah pesanan, dan pemasok yang terlambat terlihat berminggu-minggu sebelum barang seharusnya dikirim.

Begitu Anda mencatat tanggal pertama pada sebuah pesanan, tanggal-tanggal berikutnya diharapkan. Jika target sebuah tahap terlewati dan Anda belum mencatatnya, tahap itu tampak terlambat, sekalipun pekerjaannya sudah selesai. Tanggal yang hilang tampak persis seperti keterlambatan.

Tanggal yang Anda catat

Clean Hand Over, tahap 5

Clean Hand Over adalah saat pekerjaan Anda pada sebuah pesanan selesai. Artinya ditetapkan untuk setiap agen:

• Ready for the next container (siap untuk kontainer berikutnya; Tiongkok, Indonesia). Tahap ini selesai dengan sendirinya begitu setiap barang dalam pesanan sudah masuk ke sebuah pengiriman. Tidak ada tombol Handed over: Anda mencatat barang dengan goods receipt (tanda terima barang), dan barang dikirim saat kontainernya diberangkatkan.
• Sent to the shipping agent (dikirim ke agen pengiriman; India, Nepal). Anda mencatat Handed over pada hari barang sampai di agen pengiriman.

Pengiriman yang sudah diberangkatkan selalu menyelesaikan tahap ini. Perusahaan pembeli juga dapat memberi sebuah tahap namanya sendiri untuk Anda, misalnya "Sent to forwarder": nama itu tampil di pesanan.

Tahap berjalan berurutan. Catat setiap tanggal pada hari kejadiannya. Tanggal yang lebih dari satu hari di masa lalu, tahap yang dicatat sebelum tahap sebelumnya, atau tanggal yang Anda hapus akan meminta alasan dari Anda. Alasan itu disimpan di riwayat pesanan beserta nama Anda, sehingga pembeli dapat melihat mengapa.

Apa yang dicatat oleh perusahaan pembeli

Ada tanggal-tanggal yang tidak bisa Anda masukkan sendiri, dan ini memang disengaja:

• Sample approved (sampel disetujui). Pembeli menyetujui sampel. Hanya untuk produk baru; pesanan ulang tidak memiliki sampel.
• Approved ready date (tanggal siap yang disetujui). Pembeli menyetujui tanggal yang Anda usulkan. Sejak saat itu tanggalnya terkunci, dan tanggal itu menetapkan target: pemeriksaan mutu jatuh tempo pada hari itu, dan serah terima bersih dalam tujuh hari sesudahnya.
• QC passed (QC lulus). Pembeli mengonfirmasinya, biasanya berdasarkan bukti mutu dari Anda. Persetujuan QC melepaskan pembayaran pelunasan: sebelum itu, membayar pelunasan akan meminta alasan.
• Compliance pack complete (paket kepatuhan lengkap).

Skor Serah Terima Bersih Anda dihitung dari tanggal-tanggal ini dan dari tanggal serah terima yang Anda catat. Tanggal serah terima adalah bagian yang Anda catat sendiri, jadi catatlah hari barang benar-benar sampai di agen pengiriman. Pembeli melihat siapa yang mencatatnya dan kapan, dapat memeriksanya terhadap tanda terima agen pengiriman, dan dapat mengoreksinya; koreksi disimpan di riwayat pesanan beserta alasannya.

Biaya per unit Anda pada setiap baris

Selama pesanan berstatus dikirim atau dikonfirmasi, Anda dapat mengetik Your unit expense (biaya per unit) Anda sendiri pada setiap baris, di tab Items (daftar barang) pada pesanan. Biaya ini per unit dan dalam mata uang pesanan. Biaya sebuah baris adalah biaya per unit Anda dikalikan jumlah yang dipesan, dan Agent expenses (biaya agen) pada pesanan adalah jumlah dari seluruh barisnya.

• Baris yang tidak Anda isi memakai perkiraan perusahaan pembeli untuk produk tersebut.
• Kosongkan kolomnya untuk kembali ke perkiraan itu.
• Baris baru untuk item yang sama pada pesanan Anda berikutnya, dengan mata uang yang sama, dimulai dengan nilai yang Anda pakai terakhir kali, jadi Anda hanya mengubah yang berubah.
• Perusahaan pembeli melihat nilai Anda pada baris, tetapi tidak dapat mengubahnya.

Ini hanya perkiraan untuk anggaran. Tidak dibayarkan kepada pemasok, tidak termasuk dalam total pesanan, dan tidak dipakai untuk menghitung biaya stok.

Saat pemasok mengubah harga

Jika pemasok meminta harga baru sebelum Anda mengonfirmasi pesanan, jangan konfirmasi dengan harga lama. Buka pesanan, cari produknya di Items (daftar barang), lalu klik Supplier changed the price (pemasok mengubah harga) pada barisnya. Isi harga yang diminta pemasok, per karton seperti yang tampil, dan catatan singkat jika perlu, lalu klik Ask the organisation (tanya perusahaan pembeli).

Perusahaan pembeli mendapat pemberitahuan dan menjawab di baris itu: menerima harga baru, mempertahankan harga lama, atau menetapkan harga lain. Anda juga mendapat pemberitahuan tentang jawabannya. Selama belum semua pertanyaan harga di pesanan dijawab, tombol Confirm (konfirmasi) tetap abu-abu. Jika perusahaan pembeli mempertahankan harga lama dan pemasok tidak mau menjual dengan harga itu, batalkan baris tersebut sebelum mengonfirmasi.

Saat pemasok mengubah jumlah

Jika pemasok tidak dapat memasok jumlah yang dipesan, atau hanya menjual dalam lot yang lebih besar, tanyakan dulu kepada perusahaan pembeli sebelum Anda mengonfirmasi. Buka pesanan, cari produknya di Items (daftar barang), lalu klik Ask for another quantity (minta jumlah lain) di bawah jumlahnya. Isi jumlahnya, pada tingkat yang ditampilkan tab Items (karton, SKO atau unit), dan catatan singkat jika perlu, lalu klik Ask the organisation (tanya perusahaan pembeli).

Perusahaan pembeli mendapat pemberitahuan dan menjawab di baris itu: menerima jumlah baru atau mempertahankan jumlah lama. Anda juga mendapat pemberitahuan tentang jawabannya. Selama belum semua pertanyaan jumlah di pesanan dijawab, pesanan tidak dapat dikonfirmasi.

Kebiasaan baik

• Catat pada hari itu juga. Lima detik pada hari kejadian menghindarkan perdebatan soal tahap merah di kemudian hari, dan alasan yang harus diketik.
• Usulkan tanggal siap yang Anda yakini. Tanggal realistis yang Anda penuhi lebih baik daripada tanggal optimistis yang Anda lewatkan.
• Beri tahu pembeli lebih awal saat sebuah tanggal akan mundur. Tanggal baru yang disepakati tepat waktu membuat pesanan tetap pada jalurnya; tanggal yang mundur tanpa persetujuan siapa pun akan tampak sebagai keterlambatan.