एजेन्टको रूपमा आदेश प्रगति अभिलेख गर्ने
तपाईंका मितिहरू किन महत्त्वपूर्ण छन्
खरिदकर्ता कम्पनीले तपाईंमार्फत राख्ने हरेक आदेशका चरणहरू आदेश पृष्ठको माथि देखिन्छन्, र PO journey बोर्डमा पनि एउटा हरफका रूपमा देखिन्छन्। हरेक चरणले आफ्नो मिति र त्यो कसले अभिलेख गरेको हो भन्ने देखाउँछ। कुनै चरणले आफ्नो लक्ष्य मिति नाघेपछि, बोर्डमा त्यो रातो देखिन्छ र कति दिन ढिलो भयो भनेर देखाउँछ।
तपाईंका मितिहरूविना खरिदकर्ता कम्पनीले तपाईंको छेउमा दुई कुरा मात्र देख्छ: आदेश तपाईंलाई पठाइएको दिन, र सामान रवाना भएको दिन। बीचमा भएको सबै कुरा अदृश्य रहन्छ, र ढिलाइ आपूर्तिकर्ताकहाँ भए पनि, गुणस्तर जाँचमा भए पनि, वा हस्तान्तरणमा भए पनि उस्तै देखिन्छ। तपाईंका मितिहरूसहित चरणहरूले आदेश ठ्याक्कै कहाँ छ भनेर देखाउँछन्, र ढिलो आपूर्तिकर्ता सामान रवाना हुनुपर्ने मितिभन्दा हप्तौं अघि नै देखिन्छ।
तपाईंले कुनै आदेशमा पहिलो मिति अभिलेख गरेपछि, अर्का मितिहरूको पनि अपेक्षा गरिन्छ। कुनै चरणको लक्ष्य मिति नाघिसक्दा तपाईंले त्यो अभिलेख गर्नुभएको छैन भने, काम भइसकेको भए पनि त्यो चरण ढिलो देखिन्छ। नभएको मिति ठ्याक्कै ढिलाइजस्तै देखिन्छ।
तपाईंले अभिलेख गर्ने मितिहरू
| मिति | कहिले अभिलेख गर्ने | कहाँ |
|---|---|---|
| डिपोजिट भुक्तान (Deposit paid) | आपूर्तिकर्ताले डिपोजिट पाउँदा। | आदेशको भुक्तानी प्यानलमा Pay deposit, रकम र बैंक स्टेटमेन्टसहित। अभिलेख गरिएको पहिलो भुक्तानी डिपोजिट हुन्छ; त्यसपछि तिरिएको बाँकी रकम (ब्यालेन्स) हुन्छ। |
| उत्पादन सुरु (Production started) | आपूर्तिकर्ताले सामान बनाउन थाल्दा। | आदेशको माथिका चरणहरूमा रहेको Production started बटन। |
| उत्पादन सकिएको (Production done) | आपूर्तिकर्ताकहाँ सामान पूर्ण रूपमा तयार हुँदा। "पूर्ण" भन्नाले सम्पूर्ण आदेश भन्ने बुझिन्छ, पहिलो ब्याच मात्र होइन। | आदेशको माथिका चरणहरूमा रहेको Production done बटन। |
| प्रस्तावित तयारी मिति (Proposed ready date) | सामान हस्तान्तरणका लागि कहिले तयार हुन्छ भन्ने थाहा हुँदा। तपाईंले विश्वास गर्ने मिति। खरिदकर्ताले यसलाई स्वीकृत गर्छ। | आदेशको Edit पृष्ठको Clean handover सेक्सन। |
| हस्तान्तरण गरिएको (Handed over) | सामान ढुवानी एजेन्टकहाँ पुग्दा। सम्पूर्ण आदेश, पहिलो भाग मात्र होइन। यसले चरण ५, Clean Hand Over, पूरा गर्छ। | आदेशको माथिका चरणहरूमा रहेको Handed over बटन। तपाईंले सामान ढुवानी एजेन्टलाई दिनुहुन्छ भने मात्र: तल हेर्नुहोस्। |
| तपाईंको आदेश नम्बर (Your order number) | तपाईंसँग आदेशको आफ्नै नम्बर हुँदा। | आदेशको Edit पृष्ठमा Agent's order number। यो PO submitted मुनि देखिन्छ। |
Clean Hand Over, चरण ५
Clean Hand Over भनेको आदेशमा तपाईंको काम सकिने क्षण हो। यसको अर्थ हरेक एजेन्टका लागि तोकिएको हुन्छ:
- Ready for the next container (चीन, इन्डोनेसिया)। आदेशका सबै सामान कुनै ढुवानी (shipment) मा चढेपछि यो चरण आफैँ पूरा हुन्छ। Handed over बटन हुँदैन: तपाईं सामान goods receipt बाट अभिलेख गर्नुहुन्छ, र तिनको कन्टेनर रवाना हुँदा सामान ढुवानी हुन्छ।
- Sent to the shipping agent (भारत, नेपाल)। सामान ढुवानी एजेन्टकहाँ पुगेको दिन तपाईं Handed over अभिलेख गर्नुहुन्छ।
रवाना भएको ढुवानीले यो चरण सधैँ पूरा गर्छ। खरिदकर्ता कम्पनीले चरणलाई तपाईंका लागि आफ्नै नाम पनि दिन सक्छ, जस्तै "Sent to forwarder": त्यो नाममै आदेशमा देखिन्छ।
चरणहरू क्रमैसँग जान्छन्। हरेक मिति भएकै दिन अभिलेख गर्नुहोस्। एक दिनभन्दा बढी अघिको मिति, अघिल्लो चरण अभिलेख गर्नुअघि अभिलेख गरिएको चरण, वा तपाईंले हटाएको मितिका लागि कारण सोधिन्छ। कारण तपाईंको नामसहित आदेशको इतिहासमा राखिन्छ, ताकि खरिदकर्ताले किन भयो भन्ने देख्न सकोस्।
खरिदकर्ता कम्पनीले के अभिलेख गर्छ
केही मिति तपाईंले हाल्न पाउनुहुन्न, जानाजान:
- नमूना स्वीकृत (Sample approved)। खरिदकर्ताले नमूना स्वीकृत गर्छ। नयाँ उत्पादनका लागि मात्र; पुन: आदेशमा नमूना हुँदैन।
- स्वीकृत तयारी मिति (Approved ready date)। खरिदकर्ताले तपाईंले प्रस्ताव गरेको मिति स्वीकृत गर्छ। त्यसपछि यो मिति बन्द (लक) हुन्छ, र यसैले लक्ष्यहरू तय गर्छ: गुणस्तर जाँच (QC) त्यही दिन तोकिन्छ, र सफा हस्तान्तरण (clean handover) त्यसको सात दिनभित्र।
- QC passed। खरिदकर्ताले यो पुष्टि गर्छ, प्रायः तपाईंले दिनुभएको गुणस्तर प्रमाणको आधारमा। QC स्वीकृत गरेपछि बाँकी रकम (ब्यालेन्स) को भुक्तानी खुल्छ: त्यसअघि ब्यालेन्स तिर्दा कारण सोधिन्छ।
- अनुपालन कागजात पूरा (Compliance pack complete)।
तपाईंको क्लिन ह्यान्डओभर स्कोर यी मितिहरूबाट र तपाईंले अभिलेख गर्ने हस्तान्तरण मितिबाट गणना हुन्छ। हस्तान्तरण मिति तपाईंले नै अभिलेख गर्ने हो, त्यसैले सामान वास्तवमा ढुवानी एजेन्टकहाँ पुगेको दिन अभिलेख गर्नुहोस्। खरिदकर्ताले यो कसले र कहिले अभिलेख गर्यो भन्ने देख्छ, ढुवानी एजेन्टको रसिदसँग मिलाएर जाँच्न सक्छ, र सच्याउन सक्छ; सच्याइएको कुरा कारणसहित आदेशको इतिहासमा राखिन्छ।
प्रत्येक पङ्क्तिमा तपाईंको प्रति युनिट खर्च
अर्डर पठाइएको वा पुष्टि भएको बेला, तपाईंले अर्डरको Items (सामान) ट्याबमा प्रत्येक पङ्क्तिमा आफ्नो Your unit expense (युनिट खर्च) लेख्न सक्नुहुन्छ। यो प्रति युनिट हो र अर्डरको मुद्रामा हुन्छ। पङ्क्तिको खर्च तपाईंको युनिट खर्च गुणा अर्डर गरिएको परिमाण हो, र अर्डरमा Agent expenses (एजेन्ट खर्च) त्यसका पङ्क्तिहरूको जोड हो।
- तपाईंले केही नलेखेको पङ्क्तिले त्यस उत्पादनका लागि खरिदकर्ता कम्पनीको अनुमान प्रयोग गर्छ।
- त्यो अनुमानमा फर्कन फिल्ड खाली गर्नुहोस्।
- तपाईंको अर्को अर्डरमा सोही वस्तुको नयाँ पङ्क्ति, सोही मुद्रामा, तपाईंले पछिल्लो पटक प्रयोग गरेको मानबाट सुरु हुन्छ, त्यसैले तपाईंले परिवर्तन भएको मात्र सम्पादन गर्नुहुन्छ।
- खरिदकर्ता कम्पनीले पङ्क्तिमा तपाईंको मान देख्छ, तर परिवर्तन गर्न सक्दैन।
यो बजेटका लागि अनुमान मात्र हो। यो आपूर्तिकर्तालाई तिरिँदैन, अर्डरको जम्मामा समावेश हुँदैन र स्टकको लागत निकाल्न प्रयोग हुँदैन।
आपूर्तिकर्ताले मूल्य परिवर्तन गर्दा
आदेश पुष्टि गर्नुअघि आपूर्तिकर्ताले नयाँ मूल्य मागेको छ भने पुरानै मूल्यमा पुष्टि नगर्नुहोस्। आदेश खोल्नुहोस्, Items (सामान) मा त्यो उत्पादन खोज्नुहोस् र त्यसको लाइनमा रहेको Supplier changed the price (आपूर्तिकर्ताले मूल्य परिवर्तन गर्यो) मा क्लिक गर्नुहोस्। आपूर्तिकर्ताले मागेको मूल्य प्रति कार्टन, देखाइएबमोजिम, हाल्नुहोस्, र चाहिए छोटो टिप्पणी लेख्नुहोस्, अनि Ask the organisation (संस्थालाई सोध्नुहोस्) मा क्लिक गर्नुहोस्।
खरिदकर्ता कम्पनीले सूचना पाउँछ र त्यही लाइनमा जवाफ दिन्छ: नयाँ मूल्य स्वीकार गर्छ, पुरानो राख्छ, वा अर्को मूल्य तोक्छ। तपाईंले जवाफको सूचना पाउनुहुन्छ। आदेशका सबै मूल्य प्रश्नको जवाफ नआउन्जेल Confirm (पुष्टि) बटन खैरो नै रहन्छ। खरिदकर्ता कम्पनीले पुरानो मूल्य राखेमा र आपूर्तिकर्ताले त्यो मूल्यमा नबेच्ने भएमा, पुष्टि गर्नुअघि त्यो लाइन रद्द गर्नुहोस्।
आपूर्तिकर्ताले परिमाण परिवर्तन गर्दा
आपूर्तिकर्ताले अर्डर गरिएको परिमाण आपूर्ति गर्न सक्दैन, वा ठूला लटमा मात्र बेच्छ भने, पुष्टि गर्नुअघि खरिदकर्ता कम्पनीलाई सोध्नुहोस्। आदेश खोल्नुहोस्, Items (सामान) मा त्यो उत्पादन खोज्नुहोस् र त्यसको परिमाणमुनि रहेको Ask for another quantity (अर्को परिमाण माग्नुहोस्) मा क्लिक गर्नुहोस्। Items ट्याबले देखाएको तहमा (कार्टन, SKO वा एकाइ) परिमाण हाल्नुहोस्, र चाहिए छोटो टिप्पणी लेख्नुहोस्, अनि Ask the organisation (संस्थालाई सोध्नुहोस्) मा क्लिक गर्नुहोस्।
खरिदकर्ता कम्पनीले सूचना पाउँछ र त्यही लाइनमा जवाफ दिन्छ: नयाँ परिमाण स्वीकार गर्छ वा पुरानो राख्छ। तपाईंले जवाफको सूचना पाउनुहुन्छ। आदेशका सबै परिमाण प्रश्नको जवाफ नआउन्जेल आदेश पुष्टि गर्न सकिँदैन।
राम्रा बानीहरू
- त्यही दिन अभिलेख गर्नुहोस्। त्यही दिन पाँच सेकेन्ड खर्च गर्दा पछि रातो देखिएको चरणबारे बहस हुनबाट र कारण लेख्नुपर्ने झन्झटबाट जोगिन्छ।
- आफैँ विश्वास गर्ने तयारी मिति प्रस्ताव गर्नुहोस्। पूरा गर्न सकिने यथार्थपरक मिति, चुक्ने आशावादी मितिभन्दा राम्रो हुन्छ।
- मिति चुक्ने देखिनासाथ खरिदकर्तालाई चाँडै बताउनुहोस्। समयमै सहमत भएको नयाँ स्वीकृत मितिले आदेशलाई ट्र्याकमै राख्छ; कसैले सहमति नजनाएको चुकेको मितिचाहिँ ढिलाइकै रूपमा देखिन्छ।