代理商如何记录订单进度
您的日期为什么重要
采购方通过您下达的每一张订单，其阶段都会显示在订单页面顶部，也会在 PO journey 看板上显示为一行。每个阶段都会显示日期和记录人。阶段一旦超过目标日期，就会在看板上变红，并显示已经延误了多少天。
如果没有您记录的日期，采购方在您这一端只能看到两件事：订单发给您的那天，以及货物离开的那天。中间发生的一切都是不可见的，不管延误发生在供应商那里、质检环节还是交接环节，看起来都一样。有了您的日期，各阶段就能准确显示订单走到了哪一步，供应商的延误在货物本该发运的几周之前就能被看到。
您在一张订单上记录了第一个日期之后，后续的日期就在预期之中。如果某个阶段的目标日期已过，而您还没有记录，该阶段就会显示为延误，即使工作实际上已经完成。缺失的日期，看起来和真正的延误一模一样。
您需要记录的日期
| 日期 | 记录时机 | 位置 |
|---|---|---|
| Deposit paid（定金已付） | 供应商收到定金时。 | 订单付款面板中的 Pay deposit，填写金额并附上银行对账单。记录的第一笔付款即为定金，之后的付款为尾款。 |
| Production started（生产开始） | 供应商开始生产货物时。 | 订单顶部各阶段上的 Production started 按钮。 |
| Production done（生产完成） | 供应商完成货物生产时。“完成”指整张订单全部完成，而非第一批。 | 订单顶部各阶段上的 Production done 按钮。 |
| Proposed ready date（建议就绪日期） | 您知道货物何时能够准备好交接时。这是您认为可信的日期，采购方会核准它。 | 订单 Edit 页面的 Clean handover（干净交接）部分。 |
| Handed over（已交接） | 货物送到货运代理手中时。指整张订单全部送到，而非第一部分。这会完成第 5 阶段 Clean Hand Over。 | 订单顶部各阶段上的 Handed over 按钮。仅适用于您把货物交给货运代理的情况：见下文。 |
| Your order number（您的订单号） | 您有自己的订单编号时。 | 订单 Edit 页面的 Agent's order number。它显示在 PO submitted 下方。 |
Clean Hand Over，第 5 阶段
Clean Hand Over 是您在一张订单上的工作完成的时刻。它的具体含义按代理商分别设定：
- Ready for the next container（备妥待装下一个集装箱）（中国、印度尼西亚）。订单的每一项商品都进入某个发运批次后，该阶段会自动完成。没有 Handed over 按钮：您通过收货单记录货物，货物随其集装箱发出而发运。
- Sent to the shipping agent（已送交货运代理）（印度、尼泊尔）。货物送到货运代理手中的当天，您记录 Handed over。
已发出的发运批次总会使该阶段完成。采购方也可以为您把某个阶段改成自己的名称，例如“Sent to forwarder”：它会以该名称显示在订单上。
各阶段按顺序进行。每个日期都要在发生当天记录。如果日期早于今天超过一天、记录的阶段先于它的前一阶段，或者您清除了某个日期，系统会要求您填写原因。原因连同您的姓名一起保存在订单历史中，采购方可以看到。
采购方记录哪些内容
有些日期，按照设计，您本来就无法自己录入：
- 样品已核准（Sample approved）。 由采购方核准样品。仅适用于新产品，返单没有样品环节。
- 核准就绪日期（Approved ready date）。 采购方核准您提议的日期后，该日期即被锁定，并据此设定后续目标：质检须于当天完成，干净交接须在其后七天内完成。
- 质检通过（QC passed）。 由采购方确认，通常依据您提供的质检证据。批准质检会放行尾款：在此之前支付尾款，系统会要求您填写原因。
- 合规文件包完整。
您的 交接合格率（CHS） 根据这些日期以及您记录的交接日期计算。交接日期由您来记录，所以请记录货物实际送到货运代理的那一天。采购方可以看到是谁、在何时记录的，可以对照货运代理的收货凭证核对，也可以更正；更正连同原因会保存在订单历史中。
您在每一行上的单位费用
订单处于已提交或已确认状态时，您可以在订单的Items（商品明细）标签页中，为每一行填写您自己的Your unit expense（单位费用）。它按单位计算，币种与订单相同。一行的费用等于您的单位费用乘以订购数量，订单上的Agent expenses（代理费用）是各行费用之和。
- 您没有填写的行，使用采购方对该产品的估算值。
- 清空该字段即可恢复为该估算值。
- 您下一个订单中相同商品、相同币种的新行，会以您上次使用的值作为起点，因此您只需修改有变化的部分。
- 采购方可以在该行上看到您填写的值，但不能修改。
这只是用于预算的估算值。它不会支付给供应商，不计入订单总额，也不用于核算库存成本。
供应商更改价格时
如果供应商在您确认订单之前要求新价格，请不要按旧价格确认。打开订单，在 Items（商品明细）中找到该产品，点击它那一行上的 Supplier changed the price（供应商已更改价格）。按显示的每箱单位填写供应商要求的价格，需要的话再写一条简短说明，然后点击 Ask the organisation（询问采购方）。
采购方会收到通知，并在该行上作答：接受新价格、保留旧价格，或设定另一个价格。您也会收到答复通知。订单上的每个价格问题都得到答复之前，Confirm（确认）按钮会保持灰色。如果采购方保留旧价格，而供应商不肯按这个价格出售，请在确认之前取消该行。
供应商更改数量时
如果供应商无法供应所订数量，或只按更大的批量销售，请在确认之前先询问采购方。打开订单，在 Items（商品明细）中找到该产品，点击其数量下方的 Ask for another quantity（请求其他数量）。按 Items 标签页显示的单位（箱、SKO 或件）填写数量，需要的话再写一条简短说明，然后点击 Ask the organisation（询问采购方）。
采购方会收到通知，并在该行上作答：接受新数量或保留旧数量。您也会收到答复通知。订单上的每个数量问题都得到答复之前，订单无法确认。
良好习惯
- 当天就记录。 当天花五秒钟记录，能省去日后为一个变红的阶段争论的麻烦，也省去填写原因。
- 提出您真正相信的就绪日期。 一个能兑现的现实日期，好过一个兑现不了的乐观日期。
- 日期可能延后时，尽早告诉采购方。 及时商定的新核准日期能让订单保持在正轨上；没人同意就自行延后的日期，会显示为延误。