Tu Clean Handover Score

Qué es el score

Tú coordinas pedidos de compra: presionas a producción, compruebas la calidad, reúnes el papeleo, y consigues que el producto terminado llegue a manos del agente de envío. El score mide la única cosa a la que todo eso se reduce: ¿llegó la mercancía al punto de entrega a tiempo, completa, comprobada y con sus papeles en orden?

Cada pedido de compra logra una entrega clean o no la logra. No hay crédito parcial. El score de un trimestre es:

CHS = valor de PO entregados clean ÷ valor de todos los PO programados ese trimestre × 100

Se pondera por valor, no contando pedidos. Un pedido grande mal gestionado te cuesta más que tres pequeños bien gestionados — porque así es también como le cuesta al comprador.

Las cuatro pruebas

Un pedido de compra cuenta como entrega clean solo cuando se cumplen las cuatro:

1. A tiempo. Entregado al agente de envío dentro de los siete días naturales siguientes a la approved ready date — la fecha que propusiste y que el comprador aprobó por escrito. Una vez aprobada, esa fecha queda fijada.
2. Completo. La cantidad está dentro de la tolerancia escrita del pedido, o es la cantidad total pedida si no se acordó tolerancia.
3. Comprobado. La mercancía superó el proceso de control de calidad acordado, registrado antes de la entrega.
4. Documentado. El paquete de cumplimiento normativo y los documentos de envío estaban completos en el momento de la entrega — no prometidos, no llegando por correo la semana siguiente.

Si falla una sola prueba, todo el valor de ese pedido queda fuera del lado clean ese trimestre. La mercancía se sigue enviando, sigues cobrando la comisión base sobre lo aceptado — pero el pedido no ayuda a tu score.

El trimestre lo fija la ready date

Cada pedido pertenece al trimestre que contiene su approved ready date. Un pedido retrasado cuenta como fallo en el trimestre en el que debía estar listo — no puede deslizarse al siguiente trimestre y convertirse ahí en un éxito. Esto cierra el truco más viejo de la medición de rendimiento: hacer que un mes malo parezca bueno moviéndolo.

Qué vale tu score

El acuerdo habitual liga tu tasa de comisión al score trimestral:

Tu propio acuerdo es la autoridad sobre las tasas y umbrales exactos — el panel muestra las bandas para que siempre sepas cómo va el trimestre, sin esperar al extracto.

Un score bajo de forma persistente también es, en la mayoría de los acuerdos, motivo para terminar la relación. El panel existe para que esto nunca sea una sorpresa: ves el mismo número que ve el comprador, cada día.

Exclusiones — cuando de verdad no fue culpa tuya

Algunos fallos no son tuyos: el comprador cambió el pedido tarde, aprobó un cambio de alcance, o un caso genuino de fuerza mayor (un terremoto, no un subproveedor lento) lo paró todo. Esos pedidos quedan excluidos del score por completo — no cuentan en tu contra, pero tampoco cuentan a tu favor. Simplemente salen del cálculo.

Dos cosas que hay que saber sobre las exclusiones:

• Solo el comprador puede concederla, por escrito, con un motivo. Los problemas de producción normales, la falta de capacidad, las excusas de proveedores y los fallos de comunicación no son excluibles — gestionar eso es precisamente lo que mide el score.
• Pide pronto, con pruebas. Una exclusión pedida el mismo día en que la mercancía se retrasa, con fotografías y correspondencia adjuntas, es fácil de conceder. Una pedida al final del trimestre parece gestión del score, y así se leerá.

Seamos francos: qué registras tú y qué no

Dos datos empiezan contigo. Registras la fecha de entrega: el día en que la mercancía llegó al agente de transporte, con el botón Handed over en las etapas del pedido. Todo lo demás — la approved ready date, el resultado de QC, la confirmación de cumplimiento normativo, las exclusiones — lo registra el personal de la empresa compradora. El score en sí se calcula; tu panel es una ventana, no un formulario.

La fecha de entrega es tuya porque eres tú quien está en la entrega. No es un pase libre. Cada fecha muestra quién la registró y cuándo, una fecha de más de un día en el pasado pide un motivo que queda en el historial del pedido, y el comprador la contrasta con el recibo del agente de transporte y puede corregirla. Una fecha de entrega que no coincide con el recibo te perjudica más que una tardía: el valor de tu 85% es que todo el mundo puede confiar en cómo se registró.

El otro dato que empieza contigo es la proposed ready date — proponer fechas realistas es tu especialidad. Pero el score se calcula con la fecha approved, y aprobar es cosa del comprador. Ten en cuenta que inflar las propuestas para que la ventana de siete días sea fácil se ve en el lado del comprador: la diferencia entre lo que propones y lo que se aprueba se registra, y un patrón de propuestas generosas se lee exactamente como lo que es.

Cómo mantener el número alto

Nada de esta lista es un truco; el score está diseñado para que la única forma de manipularlo sea hacer bien el trabajo:

• Propón ready dates en las que creas. Una fecha realista que cumples gana a una fecha optimista que fallas, cada trimestre.
• Avisa del problema el mismo día que lo veas. Un retraso reportado pronto puede convertirse en un evento documentado y excluible, o en una fecha renegociada. Un retraso reportado tarde es simplemente una prueba fallida.
• Cierra el papeleo antes de que se mueva la mercancía. La forma más común de fallar es la prueba cuatro: mercancía físicamente lista, paquete de cumplimiento persiguiéndola por correo. Un pedido entregado sin sus papeles no es clean, aunque todo acabe llegando.
• Registra la entrega el mismo día. Si entregaste la mercancía al agente de envío el martes, pulsa Handed over el martes y ten el recibo a mano para cuando el comprador lo pida. Una entrega registrada días después te pide un motivo, y se lee como tal.