एजेंट के रूप में आदेश की प्रगति दर्ज करना
आपकी तिथियाँ क्यों मायने रखती हैं
ख़रीदार कंपनी आपके ज़रिए जो भी आदेश देती है, उसके चरण आदेश के पृष्ठ के सबसे ऊपर दिखते हैं, और PO journey बोर्ड पर एक पंक्ति के रूप में भी। हर चरण के साथ उसकी तिथि और उसे किसने दर्ज किया, यह भी दिखता है। जब कोई चरण अपनी लक्ष्य तिथि पार कर जाता है, तो वह बोर्ड पर लाल हो जाता है और बताता है कि वह कितने दिन देर से है।
आपकी तिथियों के बिना ख़रीदार कंपनी आपके सिरे पर केवल दो बातें देख पाती है: आदेश आपको भेजे जाने का दिन, और माल के रवाना होने का दिन। बीच का सब कुछ अदृश्य रहता है, और देरी एक जैसी दिखती है चाहे वह आपूर्तिकर्ता के यहाँ हुई हो, गुणवत्ता जाँच में हुई हो या हैंडओवर में। आपकी तिथियों के साथ चरण ठीक-ठीक दिखाते हैं कि आदेश कहाँ है, और देर करने वाला आपूर्तिकर्ता माल भेजे जाने की नियत तारीख़ से हफ़्तों पहले ही दिख जाता है।
किसी आदेश पर जैसे ही आप पहली तिथि दर्ज करते हैं, अगली तिथियों की प्रतीक्षा की जाने लगती है। यदि किसी चरण की लक्ष्य तिथि निकल जाए और आपने उसे दर्ज नहीं किया, तो वह चरण देर से दिखेगा, भले ही काम हो चुका हो। गुम तिथि बिल्कुल देरी जैसी ही दिखती है।
जो तिथियाँ आप दर्ज करते हैं
| तिथि | कब दर्ज करें | कहाँ |
|---|---|---|
| Deposit paid (डिपॉज़िट भुगतान) | आपूर्तिकर्ता को डिपॉज़िट मिल गया है। | आदेश के भुगतान पैनल में Pay deposit, राशि और बैंक स्टेटमेंट के साथ। दर्ज किया गया पहला भुगतान डिपॉज़िट होता है; उसके बाद का भुगतान बकाया राशि (बैलेंस) होता है। |
| Production started (उत्पादन शुरू) | आपूर्तिकर्ता ने माल बनाना शुरू कर दिया है। | आदेश के सबसे ऊपर चरणों में Production started बटन। |
| Production done (उत्पादन पूर्ण) | माल आपूर्तिकर्ता के यहाँ तैयार हो गया है। "तैयार" का मतलब है पूरा आदेश, न कि केवल पहला बैच। | आदेश के सबसे ऊपर चरणों में Production done बटन। |
| Proposed ready date (प्रस्तावित तैयारी तिथि) | आपको पता चलता है कि माल हैंडओवर के लिए कब तैयार होगा। वह तारीख़ जिस पर आपको भरोसा हो। ख़रीदार इसे स्वीकृत करता है। | आदेश के Edit पृष्ठ का Clean handover सेक्शन। |
| Handed over (हैंडओवर) | माल शिपिंग एजेंट तक पहुँच गया है। पूरा आदेश, न कि उसका पहला हिस्सा। इससे चरण 5, Clean Hand Over पूरा होता है। | आदेश के सबसे ऊपर चरणों में Handed over बटन। केवल तब, जब आप माल शिपिंग एजेंट को सौंपते हैं: नीचे देखें। |
| Your order number (आपका आदेश नंबर) | आपके पास आदेश का अपना नंबर है। | आदेश के Edit पृष्ठ पर Agent's order number। यह PO submitted के नीचे दिखता है। |
Clean Hand Over, चरण 5
Clean Hand Over वह क्षण है जब किसी आदेश पर आपका काम पूरा हो जाता है। इसका अर्थ हर एजेंट के लिए अलग तय होता है:
- Ready for the next container (चीन, इंडोनेशिया)। आदेश की हर वस्तु किसी शिपमेंट पर आ जाते ही चरण अपने-आप पूरा हो जाता है। Handed over बटन नहीं होता: आप माल को goods receipts से दर्ज करते हैं, और वह तब रवाना होता है जब उसका कंटेनर भेजा जाता है।
- Sent to the shipping agent (भारत, नेपाल)। जिस दिन माल शिपिंग एजेंट तक पहुँचे, उसी दिन आप Handed over दर्ज करते हैं।
भेजा जा चुका शिपमेंट हमेशा चरण को पूरा कर देता है। ख़रीदार कंपनी आपके लिए किसी चरण को अपना नाम भी दे सकती है, जैसे "Sent to forwarder": वह आदेश पर उसी नाम से दिखता है।
चरण क्रम से चलते हैं। हर तिथि उसी दिन दर्ज करें जिस दिन वह घटित हो। एक दिन से ज़्यादा पुरानी तिथि, अपने से पहले वाले चरण से पहले दर्ज किया गया चरण, या मिटाई जा रही तिथि के लिए आपसे कारण पूछा जाता है। कारण आपके नाम के साथ आदेश के इतिहास में रखा जाता है, ताकि ख़रीदार देख सके कि ऐसा क्यों हुआ।
ख़रीदार कंपनी क्या दर्ज करती है
कुछ तिथियाँ आप जान-बूझकर दर्ज नहीं कर सकते:
- Sample approved (नमूना स्वीकृत)। ख़रीदार नमूने को स्वीकृत करता है। केवल नए उत्पादों के लिए; पुनः आदेशों में नमूना नहीं होता।
- Approved ready date (स्वीकृत तैयारी तिथि)। ख़रीदार आपकी प्रस्तावित तिथि को स्वीकृत करता है। इसके बाद यह तिथि तय (लॉक) हो जाती है, और यही लक्ष्य तिथियाँ तय करती है: गुणवत्ता जाँच उसी दिन देय होती है, और क्लीन हैंडओवर उसके सात दिनों के भीतर।
- QC passed। ख़रीदार इसकी पुष्टि करता है, आमतौर पर आपके गुणवत्ता प्रमाणों के आधार पर। QC को स्वीकृत करने पर बकाया राशि (बैलेंस) का भुगतान खुल जाता है: तब तक बैलेंस चुकाने पर कारण पूछा जाता है।
- Compliance pack complete (अनुपालन पैकेज पूर्ण)।
आपका Clean Handover Score (क्लीन हैंडओवर स्कोर) इन तिथियों से और आपके दर्ज किए हैंडओवर की तिथि से निकाला जाता है। हैंडओवर की तिथि दर्ज करना आपका काम है, इसलिए वही दिन दर्ज करें जिस दिन माल सचमुच शिपिंग एजेंट तक पहुँचा। ख़रीदार देखता है कि इसे किसने और कब दर्ज किया, इसे शिपिंग एजेंट की रसीद से मिला सकता है, और सुधार भी सकता है; सुधार कारण सहित आदेश के इतिहास में रखा जाता है।
हर पंक्ति पर आपका प्रति इकाई खर्च
जब तक ऑर्डर भेजा गया या पुष्ट है, आप ऑर्डर के Items (सामान) टैब में हर पंक्ति पर अपना Your unit expense (इकाई खर्च) लिख सकते हैं। यह प्रति इकाई है और ऑर्डर की मुद्रा में है। किसी पंक्ति का खर्च आपका इकाई खर्च गुणा ऑर्डर की गई मात्रा है, और ऑर्डर पर Agent expenses (एजेंट खर्च) उसकी पंक्तियों का जोड़ है।
- जिस पंक्ति पर आप कुछ नहीं लिखते, वह उस उत्पाद के लिए ख़रीदार कंपनी का अनुमान इस्तेमाल करती है।
- उस अनुमान पर लौटने के लिए फ़ील्ड ख़ाली कर दें।
- आपके अगले ऑर्डर में उसी आइटम की नई पंक्ति, उसी मुद्रा में, पिछली बार इस्तेमाल किए गए मान से शुरू होती है, इसलिए आप केवल वही बदलते हैं जो बदला है।
- ख़रीदार कंपनी पंक्ति पर आपका मान देखती है, पर उसे बदल नहीं सकती।
यह केवल बजट के लिए एक अनुमान है। यह आपूर्तिकर्ता को भुगतान नहीं किया जाता, ऑर्डर के कुल में शामिल नहीं होता और स्टॉक की लागत निकालने में इस्तेमाल नहीं होता।
जब आपूर्तिकर्ता कीमत बदलता है
अगर आदेश की पुष्टि करने से पहले आपूर्तिकर्ता नई कीमत माँगता है, तो पुरानी कीमत पर पुष्टि न करें। आदेश खोलें, Items (सामान) में उस उत्पाद को ढूँढें और उसकी पंक्ति पर Supplier changed the price (आपूर्तिकर्ता ने कीमत बदली) पर क्लिक करें। आपूर्तिकर्ता जो कीमत माँग रहा है वह दर्ज करें, प्रति कार्टन जैसा दिखाया गया है, और ज़रूरत हो तो एक छोटा नोट लिखें, फिर Ask the organisation (संगठन से पूछें) पर क्लिक करें।
ख़रीदार कंपनी को सूचना मिलती है और वह उसी पंक्ति पर जवाब देती है: नई कीमत मान लेती है, पुरानी रखती है, या कोई और कीमत तय करती है। आपको जवाब की सूचना मिलती है। जब तक आदेश के हर कीमत-सवाल का जवाब नहीं आ जाता, Confirm (पुष्टि) बटन धूसर रहता है। अगर ख़रीदार कंपनी पुरानी कीमत रखती है और आपूर्तिकर्ता उस कीमत पर नहीं बेचेगा, तो पुष्टि करने से पहले वह पंक्ति रद्द करें।
जब आपूर्तिकर्ता मात्रा बदलता है
अगर आपूर्तिकर्ता ऑर्डर की गई मात्रा नहीं दे सकता, या केवल बड़े लॉट में बेचता है, तो पुष्टि करने से पहले ख़रीदार कंपनी से पूछें। आदेश खोलें, Items (सामान) में उस उत्पाद को ढूँढें और उसकी मात्रा के नीचे Ask for another quantity (दूसरी मात्रा माँगें) पर क्लिक करें। मात्रा उसी स्तर में दर्ज करें जो Items टैब दिखाता है (कार्टन, SKO या इकाइयाँ), और ज़रूरत हो तो एक छोटा नोट लिखें, फिर Ask the organisation (संगठन से पूछें) पर क्लिक करें।
ख़रीदार कंपनी को सूचना मिलती है और वह उसी पंक्ति पर जवाब देती है: नई मात्रा मान लेती है या पुरानी रखती है। आपको जवाब की सूचना मिलती है। जब तक आदेश के हर मात्रा-सवाल का जवाब नहीं आ जाता, आदेश की पुष्टि नहीं की जा सकती।
अच्छी आदतें
- उसी दिन दर्ज करें। उसी दिन के पाँच सेकंड, बाद में किसी लाल चरण पर होने वाली बहस से, और कारण लिखने की ज़रूरत से बचा देते हैं।
- वही तैयारी तिथि प्रस्तावित करें जिस पर आपको भरोसा हो। जो व्यावहारिक तिथि आप निभा सकें, वह उस आशावादी तिथि से बेहतर है जो चूक जाए।
- ख़रीदार को समय रहते बताएँ जब कोई तिथि खिसकने वाली हो। समय पर सहमत हुई नई स्वीकृत तिथि आदेश को पटरी पर रखती है; बिना सहमति खिसकी तिथि देर से दिखती है।