Leer el PO Overview
Qué hay en el panel
Todo pedido que sigue en camino aparece en el panel:
- Pedidos a proveedores directos.
- Pedidos entre empresas AW, por ejemplo una empresa que compra a la fábrica.
- Pedidos a través de agentes. Un pedido a través de un agente se hace para un proveedor que está detrás del agente, porque es ahí donde realmente ocurren la producción, los controles de calidad y los retrasos. Su fila muestra al agente y al proveedor.
Un pedido sale del panel en cuanto su mercancía se coloca en el almacén y todos sus productos están a la venta. Los pedidos terminados en los últimos 60 días siguen visibles como Completed, para que puedas ver lo que ha entrado. Los pedidos de más de un año que nunca se terminaron se apartan y no se muestran.
Las etapas
El panel usa las mismas etapas que la página del pedido de compra, más una última columna para la publicación de los productos. Las etapas 1 a 5 son la parte del trabajo del agente, en los pedidos a través de un agente.
| Etapa | Completado cuando |
|---|---|
| 1 PO Launch (lanzamiento del pedido) | El pedido se envía al proveedor o al agente. Este es el día cero. Un borrador no cuenta como enviado. |
| 2 Deposit & Go (depósito y arranque) | El proveedor tiene el depósito. |
| 3 Making It Happen (manos a la obra) | El proveedor empieza a fabricar la mercancía. La muestra se aprueba antes, en los productos nuevos. |
| 4 Ready to Roll (listo para salir) | La mercancía está fabricada y el control de calidad está aprobado. Las comprobaciones finales (saldo, embalaje, QC, cumplimiento normativo) se muestran bajo la etapa. |
| 5 Clean Hand Over, CHO (entrega limpia) | El agente ha pasado la mercancía. Lo que eso significa depende del agente, ver más abajo. Un envío despachado siempre la completa. |
| 6 Homeward Bound (rumbo a casa) | Todos los envíos del pedido han salido y han llegado al puerto. |
| 7 Counted & Costed (contado y costeado) | Todos los envíos del pedido están recibidos en nuestro almacén. |
| 8 Mission Complete (misión cumplida) | Todos los productos del pedido se crean y se ponen a la venta en la web. |
Clean Hand Over se define para cada agente. Para un agente que envía la mercancía en su próximo contenedor (China, Indonesia), se completa cuando todos los artículos del pedido están en un envío. Para un agente que entrega la mercancía a un agente de transporte (India, Nepal), se completa cuando el agente registra Handed over. Cada agente también puede tener su propio nombre y descripción para cualquier etapa, sus propios días objetivo y las comprobaciones finales que muestra: ver el cuadro de orientación más abajo.
No todos los pedidos pasan por todas las etapas. Los pedidos entre empresas AW van directos de enviado a la entrega. Los pedidos a proveedores directos muestran un depósito solo cuando hay uno fijado, y la producción solo cuando el proveedor indica días de producción. Una columna que un pedido no usa se muestra como una línea fina. La aprobación de la muestra y la entrega limpia son pasos dentro de su etapa: se ven en la página del pedido, no como columnas aquí.
Cómo leer los colores
- Verde con una fecha: hecho ese día.
- Marca verde pálido: hecho, pero nadie registró la fecha. Como ocurrió una etapa posterior, esta también tuvo que ocurrir.
- Azul: la etapa en la que está el pedido ahora, y va a tiempo. La fecha es su objetivo.
- Ámbar: la etapa actual vence dentro de tres días.
- Rojo con +N días: la etapa actual lleva ese número de días de retraso. Nunca hay más de una celda roja por pedido: la etapa en la que está atascado.
- Fecha en gris: la previsión para una etapa posterior. Tachada significa que esa fecha prevista ya pasó mientras el pedido sigue atascado antes, así que también llegará tarde a esa etapa.
- En blanco: una etapa que todavía nadie ha registrado en este pedido. Ver más abajo.
La columna de estado a la derecha dice lo mismo con palabras: On track con la fecha de finalización prevista, o Overdue con aquello que el pedido está esperando, por ejemplo Waiting for hand over o Not sent yet.
De dónde vienen los plazos
Cada etapa recibe un número de días de plazo a partir de cuándo terminó realmente la etapa anterior. Así que si la producción termina con dos semanas de retraso, el control de calidad se mide desde el día en que la producción realmente terminó, y el rojo aparece en la etapa que se retrasó, no en todas las que vienen después.
El número de días viene, en este orden:
- Fechas acordadas en el pedido. Una fecha estimada de producción, una fecha de llegada en el pedido o en su envío, o la fecha de listo aprobada del agente. Cuando se conoce una fecha de llegada, la entrega debe hacerse el tiempo de tránsito antes de esa fecha. Cuando se acuerda una fecha de listo, el control de calidad debe completarse ese mismo día y la entrega limpia dentro de los siete días siguientes, tal como establece el acuerdo con el agente.
- Los días por etapa propios del agente, si están configurados en la página del agente.
- El tiempo de entrega del agente o del proveedor, repartido entre las etapas. El tiempo de entrega de cada agente se fija según lo rápido que llegó el 80% de sus pedidos anteriores, así que el rojo significa más lento de lo habitual para ese agente.
Las etapas que nadie más registra
El sistema ve por sí solo cuándo se envía un pedido, cuándo la mercancía sale y se recibe, cuándo se coloca, y cuándo los productos se publican. La llegada al puerto se introduce en el panel de aduanas del envío. No puede ver cuándo se paga un depósito, empieza la producción o la mercancía supera el control de calidad. Eso lo tiene que marcar alguien.
- El depósito es el primer pago registrado en el pedido, con su extracto bancario.
- Los agentes marcan la producción iniciada, la producción terminada y la entrega (handed over) en sus propios pedidos.
- Los compradores pueden marcar todas las etapas, y solo ellos aprueban la muestra, la fecha de listo y el control de calidad. Aprobar el control de calidad libera el pago del saldo.
Hasta que se marque alguna de estas en un pedido, sus celdas quedan en blanco y el pedido solo se sigue por el envío y la llegada. En cuanto se marca una, el pedido queda a la espera de la siguiente etapa sin marcar, así que empieza por la primera y sigue en orden.
Para marcar una etapa, haz clic en su celda, comprueba la fecha y pulsa Mark done. Clear elimina una fecha introducida por error. Las etapas van en orden: una fecha de más de un día en el pasado, una etapa marcada antes de la anterior o borrar una fecha pide un motivo, que queda guardado en el historial del pedido junto con quién hizo el cambio.
Filtros y cifras
Las pestañas separan los pedidos en Open, Needs action (en riesgo o con retraso) y Completed en los últimos 60 días, cada una con su número. Debajo, un buscador para el pedido, proveedor, agente o comprador, y los desplegables Organisation, Buyer, Agent, Country, Current stage, Status, Supplier, Journey (agente, proveedor directo, entre empresas) y PO type (NPO es un pedido con al menos un producto que nunca hemos recibido antes; todo lo demás es un pedido repetido). Reset filters los borra. Sort pone primero los pedidos que necesitan acción, los más nuevos, los más antiguos o los de mayor valor; Rows per page está abajo.
Cada fila muestra el valor del pedido en libras al tipo de cambio de hoy y su Age, los días desde el Day Zero. La flecha al inicio de una fila abre qué está esperando el pedido, su plazo, las comprobaciones finales de Ready to Roll y un botón para marcar la etapa; Expand all abre todas las filas. Urgent blockages, a la derecha, agrupa los pedidos con retraso según qué están esperando; haz clic en uno para verlos.