Zaznamenávanie postupu objednávky ako agent

Prečo záležia vaše dátumy

Každá objednávka, ktorú cez vás nakupujúca spoločnosť zadá, zobrazuje svoje fázy v hornej časti stránky objednávky a znova ako riadok na tabuli PO journey. Každá fáza ukazuje svoj dátum a kto ho zaznamenal. Keď fáza prekročí svoj cieľ, na tabuli sa zmení na červenú a zobrazí, o koľko dní mešká.

Bez vašich dátumov nakupujúca spoločnosť na vašej strane vidí len dve veci: deň, keď vám bola objednávka odoslaná, a deň, keď tovar odišiel. Všetko medzi tým je neviditeľné a meškanie vyzerá rovnako bez ohľadu na to, či nastalo u dodávateľa, pri kontrole kvality alebo pri odovzdaní. S vašimi dátumami fázy presne ukážu, kde sa objednávka nachádza, a meškajúci dodávateľ je viditeľný celé týždne predtým, než mal tovar odísť.

Len čo na objednávke zaznamenáte prvý dátum, ďalšie sa očakávajú. Ak cieľ fázy prejde a vy ju nezaznamenáte, táto fáza sa zobrazí ako meškajúca, aj keď bola práca hotová. Chýbajúci dátum vyzerá presne ako meškanie.

Dátumy, ktoré zaznamenávate

Clean Hand Over, fáza 5

Clean Hand Over je okamih, keď je vaša práca na objednávke hotová. Čo to znamená, sa nastavuje pre každého agenta zvlášť:

• Ready for the next container (Čína, Indonézia). Fáza je hotová sama, len čo je každá položka objednávky na zásielke. Tlačidlo Handed over neexistuje: tovar zaznamenávate príjemkami a odchádza, keď je odoslaný jeho kontajner.
• Sent to the shipping agent (India, Nepál). Handed over zaznamenáte v deň, keď tovar dorazí k prepravnému agentovi.

Odoslaná zásielka fázu vždy dokončí. Nakupujúca spoločnosť môže fáze dať aj vlastný názov pre vás, napríklad „Sent to forwarder“: na objednávke sa zobrazí pod týmto názvom.

Fázy idú v poradí. Každý dátum zaznamenajte v deň, keď nastane. Dátum starší ako jeden deň, fáza zaznamenaná pred predchádzajúcou fázou alebo vymazanie dátumu si od vás vyžiada dôvod. Dôvod sa uchová v histórii objednávky spolu s vaším menom, aby nákupca videl, prečo.

Čo zaznamenáva nakupujúca spoločnosť

Niektoré dátumy nemôžete zadať vy — je to zámer:

• Sample approved (schválená vzorka). Vzorku schvaľuje nákupca. Len pri nových produktoch; opakované objednávky vzorku nemajú.
• Schválený dátum pripravenosti (Approved ready date). Nákupca schváli váš navrhovaný dátum. Odvtedy je uzamknutý a určuje termíny: kontrola kvality má termín v ten deň a Clean handover do siedmich dní od neho.
• Kontrola kvality (QC passed). Potvrdzuje ju nákupca, zvyčajne na základe vášho dôkazu o kvalite. Schválenie QC uvoľní doplatok: kým nie je schválené, platba doplatku si vyžiada dôvod.
• Kompletný compliance balík.

Vaše Clean Handover Score sa počíta z týchto dátumov a z dátumu odovzdania, ktorý zaznamenávate. Dátum odovzdania zaznamenávate vy, preto zaznamenajte deň, keď tovar skutočne dorazil k prepravnému agentovi. Nákupca vidí, kto ho zaznamenal a kedy, môže ho porovnať s potvrdením prepravného agenta a môže ho opraviť; oprava sa uchová v histórii objednávky spolu s dôvodom.

Váš náklad na jednotku na každom riadku

Kým je objednávka odoslaná alebo potvrdená, môžete na každý riadok napísať vlastný Your unit expense (náklad na jednotku) na karte Items objednávky. Je na jednotku a v mene objednávky. Náklad riadku je váš náklad na jednotku krát objednané množstvo a Agent expenses (náklady agenta) na objednávke sú súčtom jej riadkov.

• Riadok, kde nenapíšete nič, použije odhad nakupujúcej spoločnosti pre daný produkt.
• Vyprázdnením poľa sa vrátite k tomuto odhadu.
• Nový riadok tej istej položky na vašej ďalšej objednávke, v rovnakej mene, začína hodnotou, ktorú ste použili naposledy, takže upravíte len to, čo sa zmenilo.
• Nakupujúca spoločnosť vidí vašu hodnotu na riadku, ale nemôže ju zmeniť.

Je to len odhad na plánovanie rozpočtu. Neplatí sa dodávateľovi, nezahŕňa sa do celkovej sumy objednávky a nepoužíva sa na ocenenie zásob.

Keď dodávateľ zmení cenu

Ak dodávateľ požiada o novú cenu skôr, než objednávku potvrdíte, nepotvrdzujte ju za starú cenu. Otvorte objednávku, nájdite produkt v Items a na jeho riadku kliknite na Supplier changed the price. Zadajte cenu, ktorú dodávateľ žiada, za kartón tak, ako je zobrazená, prípadne krátku poznámku, ak pomôže, a potom Ask the organisation.

Nakupujúca spoločnosť dostane upozornenie a odpovie na riadku: prijme novú cenu, ponechá starú, alebo určí inú cenu. O odpovedi dostanete upozornenie vy. Kým nie je zodpovedaná každá otázka k cene na objednávke, Confirm zostane sivé. Ak nakupujúca spoločnosť ponechá starú cenu a dodávateľ za ňu nepredá, zrušte tento riadok pred potvrdením.

Keď dodávateľ zmení množstvo

Ak dodávateľ nedokáže dodať objednané množstvo alebo predáva iba vo väčších baleniach, opýtajte sa nakupujúcej spoločnosti skôr, než potvrdíte. Otvorte objednávku, nájdite produkt v Items a pod jeho množstvom kliknite na Ask for another quantity. Zadajte množstvo v úrovni, ktorú zobrazuje karta Items (kartóny, SKO alebo kusy), prípadne krátku poznámku, ak pomôže, a potom Ask the organisation.

Nakupujúca spoločnosť dostane upozornenie a odpovie na riadku: prijme nové množstvo, alebo ponechá staré. O odpovedi dostanete upozornenie vy. Kým nie je zodpovedaná každá otázka k množstvu na objednávke, objednávku nemožno potvrdiť.

Dobré návyky

• Zaznamenajte v ten istý deň. Päť sekúnd v ten deň vám neskôr ušetrí spor o červenej fáze aj písanie dôvodu.
• Navrhujte dátumy pripravenosti, ktorým veríte. Realistický dátum, ktorý dodržíte, je lepší než optimistický dátum, ktorý zmeškáte.
• Informujte nákupcu včas, keď sa dátum posunie. Nový schválený dátum dohodnutý včas udrží objednávku v termíne; posunutý dátum, na ktorom sa nikto nedohodol, sa zobrazí ako meškanie.