Čítanie prehľadu objednávok (PO Overview)
Čo je na tabuli
Na tabuli je každá objednávka, ktorá je ešte na ceste:
- Objednávky priamym dodávateľom.
- Objednávky medzi spoločnosťami AW, napríklad keď jedna spoločnosť nakupuje od továrne.
- Objednávky cez agentov. Objednávka cez agenta sa zadáva pre jedného dodávateľa za agentom, pretože práve tam sa naozaj odohráva výroba, kontrola kvality a meškania. Jej riadok zobrazuje agenta a dodávateľa.
Objednávka z tabule zmizne, len čo je jej tovar uložený v sklade a každý produkt z nej je v predaji. Objednávky dokončené za posledných 60 dní zostávajú viditeľné ako Completed, aby ste videli, čo prišlo. Objednávky staršie ako rok, ktoré sa nikdy nedokončili, sa odložia bokom a nezobrazujú sa.
Fázy
Tabuľa používa rovnaké fázy ako stránka objednávky plus posledný stĺpec pre produkty, ktoré idú online. Fázy 1 až 5 sú strana práce agenta, na objednávkach cez agenta.
| Fáza | Splnené keď |
|---|---|
| 1 PO Launch (spustenie objednávky) | Objednávka je odoslaná dodávateľovi alebo agentovi. Toto je nultý deň. Koncept sa nepočíta. |
| 2 Deposit & Go (záloha a štart) | Dodávateľ má zálohu. |
| 3 Making It Happen (výroba prebieha) | Dodávateľ začne tovar vyrábať. Vzorka sa pri nových produktoch schvaľuje pred tým. |
| 4 Ready to Roll (pripravené na odoslanie) | Tovar je vyrobený a kontrola kvality je schválená. Záverečné kontroly (doplatok, balenie, QC, compliance) sa zobrazujú pod fázou. |
| 5 Clean Hand Over (CHO) (čisté odovzdanie) | Agent tovar odovzdal ďalej. Čo to znamená, závisí od agenta, pozri nižšie. Odoslaná zásielka ju vždy dokončí. |
| 6 Homeward Bound (na ceste domov) | Každá zásielka objednávky odišla a dorazila do prístavu. |
| 7 Counted & Costed (spočítané a naceňené) | Každá zásielka objednávky je prijatá v našom sklade. |
| 8 Mission Complete (misia splnená) | Každý produkt z objednávky je vytvorený a v predaji na webe. |
Clean Hand Over sa nastavuje pre každého agenta zvlášť. Pri agentovi, ktorý posiela tovar ďalším kontajnerom (Čína, Indonézia), je hotové, keď je každá položka objednávky na zásielke. Pri agentovi, ktorý odovzdáva tovar prepravnému agentovi (India, Nepál), je hotové, keď agent zaznamená Handed over. Každý agent môže mať aj vlastný názov a popis ktorejkoľvek fázy, vlastné cieľové dni a záverečné kontroly, ktoré zobrazuje: pozri nižšie navigáciu.
Nie každá objednávka prechádza všetkými fázami. Objednávky medzi spoločnosťami AW idú priamo z odoslania objednávky do odovzdania. Objednávky priamym dodávateľom zobrazujú zálohu, len keď je nastavená, a výrobu, len keď dodávateľ udáva dni výroby. Stĺpec, ktorý objednávka nevyužíva, sa zobrazuje ako tenká čiara. Schválenie vzorky a čisté odovzdanie sú kroky vo vnútri svojej fázy: zobrazujú sa na stránke objednávky, nie ako stĺpce tu.
Čítanie farieb
- Zelená s dátumom: hotovo v ten deň.
- Bledozelená fajočka: hotovo, ale nikto nezaznamenal dátum. Nasledujúca fáza sa už stala, takže táto musela tiež.
- Modrá: fáza, v ktorej sa objednávka práve nachádza, a je v termíne. Dátum je jej cieľ.
- Jantárová: aktuálna fáza má termín do troch dní.
- Červená s +N dňami: aktuálna fáza mešká o toľko dní. Na objednávku pripadá vždy len jedna červená bunka: fáza, v ktorej sa zasekla.
- Sivý dátum: plán pre neskoršiu fázu. Prečiarknutý znamená, že tento plánovaný dátum už uplynul, zatiaľ čo sa objednávka zasekla skôr, takže bude meškať aj tam.
- Prázdne: fáza, ktorú na tejto objednávke ešte nikto nezaznamenal. Pozri nižšie.
Stĺpec stavu vpravo hovorí to isté slovami: V poriadku s očakávaným dátumom dokončenia, alebo Po termíne s tým, na čo objednávka čaká, napríklad Čaká sa na expedíciu alebo Ešte neodoslané.
Odkiaľ pochádzajú termíny
Každá fáza dostane počet dní od chvíle, keď skutočne skončila fáza pred ňou. Ak teda výroba skončila o dva týždne neskôr, QC (kontrola kvality) sa počíta odo dňa, keď výroba naozaj skončila, a červená farba padne na fázu, ktorá sa oneskorila, nie na všetko po nej.
Počet dní pochádza, v tomto poradí, z:
- Dátumov dohodnutých na objednávke. Odhadovaný dátum výroby, dátum príchodu na objednávke alebo na jej zásielke, alebo agentom schválený dátum pripravenosti. Keď je známy dátum príchodu, odovzdanie má termín o dobu prepravy skôr. Keď je dohodnutý dátum pripravenosti, kontrola kvality má termín v ten deň a čisté odovzdanie do siedmich dní od neho, ako je uvedené v agentskej zmluve.
- Vlastných dní fáz agenta, ak sú nastavené na stránke agenta.
- Dodacej doby agenta alebo dodávateľa, rozloženej medzi jednotlivé fázy. Dodacia doba každého agenta je nastavená podľa toho, ako rýchlo dorazilo 80 % jeho doterajších objednávok, takže červená znamená pre daného agenta pomalšie ako zvyčajne.
Fázy, ktoré nikto iný nezaznamenáva
Systém sám vidí, kedy je objednávka odoslaná, kedy tovar odchádza a je prijatý, kedy je uložený a kedy sú produkty online. Príchod do prístavu sa zadáva na paneli colného odbavenia zásielky. Nevidí však, kedy je zaplatená záloha, začatá výroba alebo kedy tovar prejde kontrolou kvality. Toto musí niekto označiť.
- Záloha je prvá platba zaznamenaná na objednávke, s jej bankovým výpisom.
- Agenti označujú začatie výroby, dokončenie výroby a odovzdanie na svojich vlastných objednávkach.
- Nákupcovia môžu označiť každú fázu a len oni schvaľujú vzorku, dátum pripravenosti a kontrolu kvality (QC). Schválenie QC uvoľní doplatok.
Kým nie je na objednávke označená ani jedna z týchto vecí, jej bunky zostávajú prázdne a objednávka sa sleduje len podľa odoslania a príchodu. Len čo je jedna označená, objednávka čaká na ďalšej neoznačenej fáze, takže začnite od prvej a pokračujte ďalej.
Ak chcete označiť fázu, kliknite na jej bunku, skontrolujte dátum a kliknite na Mark done. Clear odstráni dátum zadaný omylom. Fázy idú v poradí: dátum starší ako jeden deň, fáza označená pred predchádzajúcou fázou alebo vymazanie dátumu si vyžiada dôvod, ktorý sa uchová v histórii objednávky spolu s tým, kto zmenu vykonal.
Filtre a čísla
Karty delia objednávky na Open, Needs action (rizikové alebo po termíne) a Completed za posledných 60 dní, každá s počtom. Pod nimi je vyhľadávacie pole pre PO, dodávateľa, agenta alebo nákupcu a rozbaľovacie zoznamy Organisation, Buyer, Agent, Country, Current stage, Status, Supplier, Journey (agent, priamy dodávateľ, medzi spoločnosťami) a PO type (NPO je objednávka s aspoň jedným produktom, ktorý sme ešte nikdy nedostali; všetko ostatné je opakovaná objednávka). Reset filters ich vymaže. Sort dá na začiatok objednávky, ktoré potrebujú akciu, najnovšie, najstaršie alebo s najvyššou hodnotou; Rows per page je dole.
Každý riadok ukazuje hodnotu objednávky v librách podľa dnešného výmenného kurzu a jej Age, dni od Day Zero. Šípka na začiatku riadku otvorí, na čo objednávka čaká, jej termín, záverečné kontroly na Ready to Roll a tlačidlo na označenie fázy; Expand all otvorí všetky riadky. Urgent blockages vpravo zoskupuje meškajúce objednávky podľa toho, na čo čakajú; kliknutím na jednu z nich ich zobrazíte.