Dar a un agente su primer acceso
Cómo funcionan los accesos de los agentes
Todo agente de compras es una organización de tipo agent. Cuando alguien de esa organización entra, solo ve su propia organización y solo su trabajo:
- el menú Procurement: las Purchase Orders que le envían tus organizaciones, una por cada uno de sus proveedores, con los depósitos que paga por ellas, las Stock Deliveries que te envía, sus propios Suppliers y su Inbox de proveedores;
- el menú HR, para su propia gente;
- Tickets, para pedir ayuda a tu servicio de ayuda.
Nunca ven los menús del grupo, tus tiendas, tus clientes, tus cuentas ni a los otros agentes. Si abren una de esas páginas por su dirección, ven una página Forbidden (prohibido).
Nadie tiene acceso hasta que alguien se lo da, y el primero tiene que venir de ti. Después, la propiedad pasa al agente.
Crear el primer usuario del agente
Necesitas permisos de edición de HR en la organización del agente; los administradores del grupo los tienen en todas las organizaciones.
- Cambia a la organización del agente con el selector de organización en la parte superior de la página.
- Ve a HR → Employees y pulsa Create Employee.
- En Employment, rellena los campos obligatorios. El worker number y el alias solo necesitan ser únicos dentro de esa organización de agente, así que el nombre de pila de la persona sirve para ambos. Pon el estado en Working.
- En Job, en Position, elige Agent → Manager. Este es el paso que convierte a un empleado normal en alguien que puede gestionar el trabajo del agente, incluyendo añadir y quitar a otras personas. Si te lo saltas, entrarán a una pantalla vacía. No des Organisation Administrator al personal de agentes: abre la contabilidad, los almacenes y los ajustes de la organización, que los agentes no usan.
- En User credentials, escribe el username con el que entrará y una password inicial. aiku le obliga a elegir una contraseña nueva la primera vez que entra, así que esta solo necesita sobrevivir hasta que se la hayas pasado.
- Guarda.
Envíale la dirección de la aplicación, el usuario y la contraseña inicial por el canal que ya uses con ese agente. Eso es todo lo que necesita.
Agentes que ya tenían acceso en Aurora
Los agentes que ya tenían un acceso en el sistema antiguo mantienen su usuario y contraseña, y su primer inicio de sesión en aiku convierte la contraseña antigua de forma transparente. Su cuenta se trasladó con el puesto Organisation Administrator: abre su empleado, pulsa Edit, marca Agent → Manager y desmarca Organisation Administrator, para que vean la vista del agente.
Si el agente se queda fuera de su cuenta
Mantienes permisos de edición de HR en la organización del agente, así que siempre puedes abrir el empleado del agente desde HR → Employees, ir a su usuario y ponerle una contraseña nueva, o crear un segundo administrador de la misma forma que el primero. Los administradores de agente no pueden cambiar un acceso por sí mismos, así que los restablecimientos de contraseña de cualquiera de su gente te llegan a ti.