Zastupovanie kolegu na dovolenke

Výber zastupujúceho

Zastupujúceho možno vybrať na dvoch miestach:

• V Leave Requests (žiadosti o neprítomnosť) stlačte Record leave, vyberte Employee a potom kolegu v Covered by.
• V HR → Absence cover stlačte pri neprítomnosti Assign cover, alebo Change, ak chcete vybrať niekoho iného.

Zastúpiť sa dá len schválená neprítomnosť. Zastupujúci musí byť kolega, ktorý pracuje v tej istej organizácii, a neprítomnosť má naraz jedného zastupujúceho. Ak v Record leave zmeníte zamestnanca, Covered by sa vyprázdni, takže pre novú osobu vyberiete znova.

Koho vybrať

Niektoré mená v zozname Covered by majú štítok. Po prejdení myšou nad meno uvidíte dôvod.

• Highly recommended (veľmi odporúčané): má rovnakú rolu (pracovnú pozíciu) ako chýbajúci.
• Recommended (odporúčané): iná rola, ale rovnaké oddelenie.
• Not recommended (neodporúčané): chýbajúci vidí skupinové časti aiku (viac než jednu organizáciu alebo sekcie ako Goods, Masters, Supply chain či Sysadmin) a tento kolega nie.
• Bez štítku: nemá s chýbajúcim nič spoločné. Stále ho môžete vybrať.

Mená Highly recommended sú na prvom mieste a Not recommended na konci.

Prečo "Not recommended"? Zastupujúci si požičiava to, čo prináša pracovné pozície chýbajúceho. Prístup udelený priamo jeho používateľskému účtu, napríklad skupinový prístup, sa nepožičiava. Zastupujúci, ktorý tento prístup nemá, sa k tej časti práce nedostane.

Čo zastupujúci dostane

Oznámenie

Hneď po výbere sa zastupujúcemu zobrazí oznámenie: You are covering for Jane Smith, s dátumami neprítomnosti a "You have their permissions during this period" (počas tohto obdobia máte jeho oprávnenia).

Oprávnenia chýbajúceho

Od prvého do posledného dňa neprítomnosti môže zastupujúci robiť všetko, čo umožňujú pracovné pozície chýbajúceho, popri svojich vlastných oprávneniach. Nič sa nezaškrtáva: stačí vybrať zastupujúceho. Ako pracovné pozície dávajú oprávnenia, je v Zmena toho, čo môže používateľ vidieť a robiť.

Jeho otvorené úlohy a tikety

Kým neprítomnosť trvá, zastupujúci sa pridá ako spolupracovník k otvoreným úlohám a tiketom chýbajúceho. Patria sem aj tie, ktoré boli chýbajúcemu pridelené počas neprítomnosti. Zastupujúci na nich ostáva aj po skončení neprítomnosti, pretože na nich mohol pracovať; ak ich už nepotrebuje, odoberte ho ručne.

Jedno miesto na prácu

Tasks → Covering zobrazuje všetkých, ktorých zastupujete, a čo po sebe nechali otvorené: Tasks, Tickets, Chats a Picking and packing. Posledné sú dodacie listy, ktoré zbierali alebo balili; pozrite Zber a balenie dodacieho listu.

Panel Covering for v pravom bočnom paneli ukazuje tých istých ľudí, s počtom položiek, ktoré treba vybaviť, a či je zastupovanie now (teraz) alebo upcoming (nadchádzajúce). Ikona kľúča znamená, že máte jeho oprávnenia.

V Leave Requests a v záložke Leave na stránke zamestnanca každá neprítomnosť ukazuje, kto ju zastupuje, v Covered by. Pozrite Vybavovanie žiadostí o neprítomnosť.

Stránka Absence cover

HR → Absence cover zobrazuje každú schválenú neprítomnosť, ktorá práve prebieha alebo sa blíži, so zastupujúcim či bez. Zobrazuje aj skončené neprítomnosti, ktoré mali zastupujúceho, aby ste videli, kto koho zastupoval. Najnovšie neprítomnosti sú prvé.

Skončené neprítomnosti zobrazujú Ended a už sa nedajú meniť. End cover ukončí zastupovanie pred koncom neprítomnosti a požičané oprávnenia zaniknú okamžite.

Kedy sa začína a končí

• Zastupujúci vybraný, keď neprítomnosť už prebieha: oprávnenia aj úlohy a tikety prídu okamžite.
• Zastupujúci vybraný pred začiatkom neprítomnosti: prídu v prvý deň neprítomnosti.
• Po poslednom dni: oprávnenia zaniknú.
• Neprítomnosť upravená alebo zmazaná, zastupujúci zmenený alebo ukončený: zmena nastane okamžite.

aiku kontroluje začiatky a konce neprítomností každú hodinu, takže začiatok či koniec nadobudne platnosť do hodiny od polnoci. Táto polnoc je UTC, nie váš miestny čas. V Malajzii napríklad zastupujúci získa prístup okolo 8. až 9. hodiny ráno v prvý deň neprítomnosti a ponechá si ho do približne rovnakého času nasledujúci deň po skončení neprítomnosti.

Dobré vedieť

• Neprítomnosť má naraz jedného zastupujúceho.
• Ak zastupovanie ukončíte predčasne, táto neprítomnosť sa po skončení v zozname nezobrazí.
• Zastupujúci ostáva na úlohách a tiketoch chýbajúceho aj po skončení neprítomnosti.