Vybavovanie žiadostí o neprítomnosť

Zamestnanci si o neprítomnosť žiadajú sami, zo záložky Leave na svojej stránke Employee Clocking, cez Request Leave. To, čo odošlú, sem príde ako čakajúce.

Nájdenie žiadosti

Otvorte HR → Leave Requests. Každá karta ukazuje zamestnanca, typ neprítomnosti, obdobie (Leave period) s počtom dní, ako ďaleko je schvaľovanie (Approval), dôvod, prílohy a kto neprítomnosť zastupuje (Covered by).

Nad kartami:

• Search hľadá podľa zamestnanca, typu neprítomnosti alebo dôvodu.
• Status: All, Pending, Approved alebo Rejected.
• All leave types zúži zoznam na jeden typ.
• From a To zobrazia neprítomnosti, ktoré spadajú do týchto dátumov.
• Clear filters vráti všetko späť.

Export stiahne výkaz neprítomností v Exceli alebo CSV, pre dátumy, typ, stav, oddelenie a zamestnanca, ktorých si zvolíte.

Zápis neprítomnosti za niekoho

Stlačte Record leave, keď žiadosť neprišla cez aiku: choroba nahlásená telefonicky, dovolenka dohodnutá na papieri.

1. Vyberte Employee.
2. Vyberte Leave Type (typ neprítomnosti), Start Date (začiatok) a End Date (koniec).
3. Ak chcete, vyberte zastupujúceho v Covered by. Pozrite Zastupovanie kolegu na dovolenke.
4. Pridajte dôvod do Reason, ak ho chcete mať zaznamenaný.
5. Stlačte Record leave.

Takto zapísaná neprítomnosť je schválená okamžite. Na schvaľovateľa nečaká.

Schvaľovanie a zamietanie

Čakajúca karta ukazuje Approve a Reject ľuďom, ktorí sú schvaľovateľmi danej žiadosti. Schvaľovatelia sa nastavujú v záložke Leave Approval na tej istej stránke.

• Approve otvorí Approve leave, kde môžete vybrať aj zastupujúceho, a potom Yes, approve.
• Reject si vyžiada dôvod v Rejection Reason. Zamestnanec ho uvidí a ostane na karte.

Ak žiadosť potrebuje viac než jedného schvaľovateľa, pole Approval ukazuje dosiahnutú úroveň, napríklad Level 1 of 2, a kto už rozhodol. Neprítomnosť je schválená, keď ju schváli posledná úroveň. Zamietnutie na ktorejkoľvek úrovni ju zamietne.

Po schválení alebo zamietnutí žiadosť ukazuje Processed a tlačidlá zmiznú. Druhýkrát ju schváliť ani zamietnuť nemožno.

Úprava

Edit majú schvaľovatelia, len pri čakajúcich žiadostiach. Môžete zmeniť typ neprítomnosti, dátumy, dôvod, zastupujúceho a prílohy. Nové prílohy nahradia tie, ktoré tam už boli.

Zmazanie

Delete odstráni žiadosť natrvalo, preto sa aiku najprv spýta a povie vám, čo sa chystáte zrušiť:

• Čakajúca: o žiadosti sa ešte nerozhodlo a schvaľovatelia ju už neuvidia.
• Schválená: neprítomnosť zmizne zo záznamu neprítomností zamestnanca aj z kalendára neprítomností a skončí sa zastupovanie, ktoré k nej bolo priradené. Na tlačidle je Delete anyway.
• Zamietnutá: žiadosť aj dôvod zamietnutia zmiznú zo záznamu neprítomností zamestnanca. Na tlačidle je Delete anyway.

Kalendár neprítomností

Záložka Dashboard je kalendár: riadok na zamestnanca, stĺpec na deň, každá neprítomnosť vo farbe svojho typu. Neprítomnosti, ktoré ešte čakajú na schválenie, sú šrafované, sviatky a víkendy sú podfarbené.

• Prepínajte medzi Month (mesiac) a Week (týždeň) a posúvajte sa šípkami dozadu a dopredu.
• Vyhľadajte meno, alebo filtrujte podľa zamestnanca, typu neprítomnosti či oddelenia.
• Sort by zoradí podľa mena, priezviska, krstného mena alebo oddelenia.
• Kliknutím na neprítomnosť zobrazíte jej Leave Details.
• Export stiahne výkaz neprítomností v Exceli alebo CSV, alebo ho otvorí ako Print View (zobrazenie na tlač).

Rýchla akcia Leave calendar na HR nástenke otvára túto istú stránku.

Neprítomnosti jedného zamestnanca

Otvorte zamestnanca a zvoľte záložku Leave.

• Period vyberá rok, alebo All time (celé obdobie). Začína na aktuálnom roku.
• Dlaždice počítajú Total requests, Approved, Pending a Rejected, plus vyčerpané dni (Days taken). Kliknutím na dlaždicu zobrazíte len tieto žiadosti.
• Leave balance a By leave type ukazujú, ako sa schválené dni delia.
• Leave requests zobrazuje každú žiadosť s rovnakými podrobnosťami ako karty na hlavnej stránke.
• Open in Leave Requests vás zavedie na hlavnú stránku, už vyhľadanú na tohto zamestnanca, kde môžete so žiadosťou pracovať.