Ako niečo požiadať kolegu alebo oddelenie

Prečo tasky a nie Slack

Požiadavka napísaná na Slacku nemá majiteľa ani koniec. Odsunie sa v scrollovaní, nikto nevie, či ju niekto videl, a o týždeň sa na ňu niekto znova pýta. Task je tá istá veta, ale s majiteľom a koncom, takže obe strany sa o ňu už nemusia starať. Diskusia stále prebieha v chate: každý task otvorí konverzáciu v internom chate pomenovanú podľa neho, s rovnakým prekladom, odpoveďami, fotkami a rýchlymi odpoveďami, ako sú popísané v Rozhovor s kolegami v internom chate.

Vytvorenie tasku

Otvorte Tasks (tasky) v ľavom menu a stlačte New task (nový task). Napíšte, čo treba urobiť, a potom vyberte buď person (osoba) alebo department (oddelenie). To je všetko. Detaily, termín a naliehavosť sú tam, ak ich potrebujete, ale väčšina taskov ich nemá.

Dve skratky ušetria cestu na stránku Tasks:

• Zo stránky, ktorej sa to týka. Stránky produktu, zákazníka, objednávky a dodacieho listu majú v hlavičke tlačidlo Task (task). Task vytvorený tam je previazaný s daným záznamom, takže kto ho prevezme, dostane sa jedným kliknutím na správny produkt alebo objednávku, a stránka zobrazuje štítok pre každý otvorený task, ktorý sa jej týka.
• Zo správy v chate. Prejdite kurzorom nad ľubovoľnú správu v internom chate a stlačte task (task). Správa sa stane predmetom tasku a odpoveď v pôvodnej konverzácii povie, aký task bol vytvorený, aby ho mohol sledovať aj ten, kto sa pýtal.

Osoba alebo oddelenie

Vyberte person (osoba), keď viete, kto by to mal urobiť. Task dostane hneď a zobrazí sa mu na jeho stránke Tasks pod Assigned to me (pridelené mne).

Vyberte department (oddelenie), keď to neviete, napríklad sklad alebo marketing. Task sa uloží do frontu daného oddelenia, viditeľného pre všetkých v ňom pod My department (moje oddelenie). Kto ho prevezme, stlačí I will do it (beriem to) a stane sa jeho majiteľom. Oddelenia vychádzajú z pracovných pozícií, nič sa nemusí nastavovať.

Inžinierom a QA task priradiť nemôžete. Čokoľvek pre nich je ticket, viď Ako požiadať help desk o pomoc.

Spracovanie taskov, ktoré vám prišli

Stránka Tasks má tri zobrazenia:

• Assigned to me (pridelené mne): tasky, ktoré sú vaše.
• My department (moje oddelenie): front vášho oddelenia, čakajúci, kým ho niekto prevezme.
• I asked for (vyžiadal som): tasky, ktoré ste vytvorili, aby ste videli, ako postupujú.

Každý task má štyri tlačidlá: I will do it (beriem to) na jeho prevzatie, Working on it (pracujem na tom), Done (hotovo) a Can't be done (nedá sa splniť), ktoré si vyžiada krátky dôvod. Každá zmena sa zapíše do vlákna tasku, takže ten, kto sa pýtal, ju vidí bez toho, aby mu to niekto povedal. Ikona vlákna otvorí konverzáciu, kde sa dá spýtať, priložiť fotku alebo oznámiť, že je hotovo.

Show closed (zobraziť uzavreté) zobrazuje, čo bolo dokončené alebo zahodené.

Keď sa nič nedeje

Task, ktorý bol dva dni ticho, dostane pripomienku: majiteľ je upozornený, alebo ak si ho ešte nikto neprevzal, je o tom informovaný supervízor oddelenia, že čaká. Pripomienka sa opakuje každé dva dni, kým sa task nepohne. Nič sa nenastavuje a žiadny iný termín neexistuje; termín na tasku je informácia pre toho, kto ho robí, nie pravidlo.

Nástenka a reporty

Board (nástenka) zobrazuje rovnaké tasky v podobe stĺpcov, Todo, Working on it, Done, Can't be done, za zvolené obdobie zhora, s filtrami podľa oddelenia, naliehavosti a riešiteľa. Supervízori môžu ťahať kartu z jedného stĺpca do druhého a zmeniť tak jej stav; všetci ostatní vidia nástenku iba na čítanie.

Reports (reporty) zobrazuje za zvolené obdobie, koľko taskov bolo vytvorených a dokončených, ako dlho trvajú, koľko je otvorených dlhšie ako týždeň, a rovnaké čísla podľa oddelenia, riešiteľa a žiadateľa. All (všetky) je obyčajný zoznam všetkých taskov s filtrami a vyhľadávaním.