Pedir algo a un compañero o a un departamento
Por qué tareas y no Slack
Una petición escrita en Slack no tiene responsable ni final. Se pierde en el desplazamiento, nadie sabe si se ha visto, y una semana después alguien vuelve a preguntar. Una tarea es la misma frase con un responsable y un final, para que ambas partes puedan dejar de preocuparse por ella. La conversación sigue pasando en el chat: cada tarea abre una conversación de chat interno con su mismo nombre, con la misma traducción, respuestas, fotos y respuestas rápidas descritas en Hablar con compañeros en el chat interno.
Levantar una tarea
Abre Tasks (tareas) en el menú de la izquierda y pulsa New task (nueva tarea). Escribe qué hay que hacer, y elige una persona o un departamento. Con eso basta. Los detalles, una fecha límite y una urgencia están ahí si los necesitas, pero la mayoría de tareas no los necesitan.
Dos atajos ahorran el viaje a la página de Tasks:
- Desde la página a la que se refiere. Las páginas de producto, cliente, pedido y albarán tienen un botón Task en la cabecera. Una tarea levantada ahí queda enlazada a ese registro, así que quien la recoja llega al producto o pedido correcto con un solo clic, y la página muestra una etiqueta por cada tarea abierta sobre ella.
- Desde un mensaje de chat. Pasa el ratón por encima de cualquier mensaje del chat interno y pulsa task. El mensaje se convierte en el asunto, y una respuesta en la conversación original dice qué tarea se ha levantado, para que quien lo pidió pueda seguirla.
Persona o departamento
Pide a una persona cuando sabes quién debe hacerlo. Le llega la tarea directamente y aparece en Assigned to me (asignadas a mí) en su página de Tasks.
Pide a un departamento cuando no lo sabes, por ejemplo al almacén o a marketing. La tarea se queda en la cola de ese departamento, visible para todos en él bajo My department (mi departamento). Quien la recoja pulsa I will do it (me encargo yo) y se convierte en el responsable. Los departamentos vienen de los puestos de trabajo, no hay nada que configurar.
A los ingenieros y a QA no se les puede asignar una tarea. Cualquier cosa para ellos es un ticket, ver Pedir ayuda a atención al cliente técnica.
Gestionar las tareas que te envían
La página de Tasks tiene tres vistas:
- Assigned to me (asignadas a mí): tareas que son tuyas.
- My department (mi departamento): la cola de tu departamento, esperando que alguien las recoja.
- I asked for (las que yo pedí): tareas que has levantado, para que veas cómo van.
Cada tarea tiene cuatro botones: I will do it (me encargo yo) para reclamarla, Working on it (trabajando en ello), Done (hecho), y Can't be done (no se puede hacer), que te pide un motivo breve. Cada cambio se publica en el hilo de la tarea, así que quien la pidió lo ve sin que nadie le avise. El icono del hilo abre la conversación para hacer una pregunta, adjuntar una foto o decir que está terminada.
Show closed (mostrar cerradas) lista lo que se terminó o se abandonó.
Cuando no pasa nada
Una tarea que lleva dos días en silencio recibe un aviso: se recuerda al responsable, o si aún no la ha recogido nadie, se avisa a los supervisores del departamento de que está esperando. El aviso se repite cada dos días hasta que la tarea avanza. No hay nada que configurar ni otro plazo; una fecha límite en una tarea es información para quien la hace, no una regla.
El tablero y los informes
Board (tablero) muestra las mismas tareas como columnas, Todo (pendiente), Working on it (trabajando en ello), Done (hecho), Can't be done (no se puede hacer), para el periodo elegido arriba, con filtros por departamento, urgencia y responsable. Los supervisores pueden arrastrar una tarjeta de una columna a otra para cambiar su estado; el resto solo puede ver el tablero.
Reports (informes) muestra, para el periodo elegido, cuántas tareas se han levantado y terminado, cuánto tardan, cuántas llevan abiertas más de una semana, y los mismos números por departamento, por responsable y por quien las pidió. All (todas) es la lista simple de todas las tareas con filtros y búsqueda.