Vystavenie objednávky a prevzatie tovaru

Dodávatelia a agenti

Každý dodávateľ, od ktorého vaša organizácia nakupuje priamo, sa nachádza v Procurement → Suppliers. Stránka každého dodávateľa má tlačidlo Purchase Order na založenie novej objednávky, plus bočné menu s Products, Purchase Orders a doterajšími Stock Deliveries.

Niektorí dodávatelia sú dostupní len cez agenta - osobu alebo firmu, ktorá nakupuje vo vašom mene namiesto priameho dodávania. Agenti majú vlastný zoznam v Procurement → Agents. Objednávka cez agenta je jedna objednávka na dodávateľa s číslom zo série agenta, odoslaná agentovi. Viď Zadanie objednávky cez agenta.

Vystavenie objednávky

Na stránke dodávateľa stlačte Purchase Order. Vytvorí sa nová objednávka v stave In process - existuje, ale dodávateľovi ešte nič nebolo odoslané.

Kým je v stave in process:

• Použite Add Product na pridanie riadku pre produkt, ktorý chcete, jeden po druhom.
• Každý riadok je možné upraviť, kým je objednávka stále in process.
• Delete zmaže celú objednávku, pokiaľ dodávateľovi ešte nič nebolo odoslané.

Keď máte pridané všetko, čo chcete, stlačte Submit. Tým sa objednávka odošle ďalej a presunie sa do stavu Submitted.

Dodávatelia, ktorí predávajú v inej jednotke

Niektorí dodávatelia ponúkajú a fakturujú v jednotke, ktorá nie je naša - napríklad vonné tyčinky na kg, ktoré my počítame v 500 g vreckách. Na stránke Edit produktu dodávateľa nastavte Supplier sells in (kg, g, liter, meter, balenie, sada, tucet alebo kus) a Our units in one supplier unit (2 pre 500 g vrecko predávané na kg, 0,2 pre 5 kg balenie predávané na kg). Ak zvolíte kg alebo g a číslo necháte prázdne, aiku ho vypočíta z hmotnosti obchodnej jednotky a pomocný text poľa vás upozorní, keď sa zadané číslo s touto hmotnosťou nezhoduje.

Množstvá sa stále ukladajú v našich jednotkách. Jednotka dodávateľa mení len to, ako ich zadávate a čítate:

• Na objednávke v stave in process vám karta Ordering supplier units umožní zadať množstvo v jednotke dodávateľa a každý riadok ho ukazuje vedľa kusov, SKO a kartónov (napríklad 160u. | 160sko. | 1.6C. | 80 kg).
• PDF objednávky odoslané dodávateľovi zobrazuje tieto riadky v jednotke dodávateľa a s cenou za jednotku (80 kg za 253.00 / kg).
• Stock delivery ukazuje obe jednotky a kontrola faktúry na paneli Costing pred porovnaním prevedie kg z faktúry na naše jednotky.

Cez vášho AI asistenta

Ak vám administrátor zapol zadávanie objednávok, váš AI asistent môže objednávku vystaviť a odoslať za vás, aj pri dodávateľoch, od ktorých nakupujete cez agenta. Povedzte mu dodávateľa a čo chcete, napríklad "objednaj 144 CIC-25 a 20 TIB-134SET od RME".

• Najprv ukáže objednávku: dodávateľa, agenta, každý riadok s kusmi, kartónmi a cenou, súčet a prípadnú objednávku, ktorá sa pre tohto dodávateľa už pripravuje.
• Množstvá sú v kusoch a zaokrúhľujú sa nahor na celé kartóny, nikdy pod minimálny počet kartónov dodávateľa.
• Až po vašom potvrdení pridá riadky (do pripravovanej objednávky alebo novej) a odošle ju cez Submit. Neposiela ju e-mailom: dodávateľovi ju pošlite zo stránky objednávky.
• Objednávka sa zaznamená s vašou požiadavkou, ale v zázname AI zmien sa nedá vrátiť: na objednávke použite Undo Submit alebo Cancel.

Čo znamenajú jednotlivé stavy

Objednávka prechádza krátkym, premysleným reťazcom:

• In process - stále staviate objednávku. Pridávajte produkty, odošlite ju, alebo ju zmažte.
• Submitted - objednávka bola odoslaná dodávateľovi. Môžete ju Confirm, akonáhle s ňou dodávateľ súhlasí, Undo Submit, aby ste ju vrátili späť do In process, ak treba niečo zmeniť, alebo ju úplne Cancel.
• Confirmed - dodávateľ objednávku prijal. Môžete nastaviť alebo zmeniť Delivery date (odhadovaný dátum príchodu) a stlačiť New Delivery, čím vytvoríte stock delivery, ktorá tovar prevezme. Kým pre ňu neexistuje žiadna dodávka, môžete tiež Undo Confirm a vrátiť ju späť do Submitted.

Odtiaľto sa objednávka usadí sama, ako postupujú jej dodávky - na samotnej objednávke už nie je čo klikať. Nakoniec skončí v stave Settled, keď všetko dorazí, alebo Not Received/Cancelled, ak to nevyšlo.

Stock delivery: zaznamenanie toho, čo dorazilo

Stlačením New Delivery na potvrdenej objednávke sa za vás vytvorí stock delivery, už prepojená s riadkami danej objednávky. Môžete tiež založiť dodávku od začiatku v Procurement → Stock Deliveries, kde stačí zadať number a date dodávky.

Stránka stock delivery má karty pre jej Items, ešte nevyriešené Pending Items, Done Items, Under/Over delivered items, keď je zaknihovaná, Customs, keď bola odoslaná, Attachments a History.

Dodávka následne prechádza vlastnými stavmi:

• In process / Confirmed / Ready to ship - kým je stále na ceste, môžete stlačiť Mark as Dispatched, akonáhle ju dodávateľ odoslal, Mark as Received, ak už dorazila, alebo Delete, ak bola založená omylom.
• Dispatched - zásielka je na ceste. Mark as Received, keď dorazí do vášho skladu, alebo Unmark as Dispatched, ak sa to má vrátiť späť, pretože v skutočnosti ešte neodišla.
• Received - tovar je fyzicky v sklade. Odtiaľto skontrolujete každú položku voči tomu, čo bolo objednané; dodávka sa stane Checked, keď je to hotové, alebo môžete Unmark as Received, alebo celú dodávku Cancel.
• Checked - ak ešte nič nebolo uložené na sklad, stále tu môžete Cancel.
• Booking in / Booked in - skontrolované množstvá sa naskladňujú do skladu.
• Booked in - stlačte Place, aby ste prevzatý tovar uložili na miesto. Toto je posledný pracovný stav dodávky.

Pri dodávkach vytvorených od 12. októbra 2026 prichádzajú náklady pred tovarom: ak označíte dodávku ako prijatú, kým jej chýbajú náklady, aiku sa spýta na dôvod, a tovar sa nedá uložiť na regál, kým faktúra, doprava a clo nemajú každé sumu, odhad alebo N/A. Viď oceňovanie dodávky na sklad.

Kontrola položky znamená potvrdenie, koľko z každého riadku skutočne dorazilo - nie každá objednávka dorazí kompletná, a chýbajúce alebo prebytočné množstvá sa zobrazia na karte Under/Over delivered items, takže sa nič nestratí v rozdiele medzi tým, čo ste objednali, a tým, čo prišlo.

Pod skontrolovaným množstvom Batch (dávka) zaznamená kód dávky a dátum minimálnej trvanlivosti vytlačené na tovare. Jeden riadok môže mať viac dávok: stlačte Add batch a rozdeľte množstvo medzi ne. Pri naskladnení idú dávky na regál v poradí, v akom ste ich zadali, takže sklad vie, ktorá dávka je kde, a inventárne prehľady môžu ukázať dátumy minimálnej trvanlivosti. Rodiny označené ako Batch tracked (na stránke úpravy rodiny skladových položiek) zobrazujú upozornenie, kým každé skontrolované SKO nemá dávku, a označia dávku bez dátumu minimálnej trvanlivosti. Nič neblokuje príjem, takže dodávka bez vytlačených kódov môže ísť na regál aj tak. Dávku, ktorá už je na regáli, nemožno znížiť pod naskladnené množstvo; najprv zrušte to naskladnenie.

Keď sa dorazené líši od očakávaného

Karta Under/Over delivered items vypisuje každý riadok, ktorého počet sa líši, s rozdielom v kusoch, SKO a hodnote a so značkou Flag:

• Under delivered alebo Over delivered - skutočný rozdiel.
• Possible unit mismatch - počet je presný násobok očakávaného (2×, 5×, 10× a podobne, v oboch smeroch). Takmer vždy ide o dodávateľa, ktorý fakturuje v inej jednotke, nie o stratený tovar, preto pred reklamáciou skontrolujte jednotku.
• Within tolerance - dosť malý na zobrazenie, nie na označenie. Toleranciu nastavujú administrátori (percento, suma, alebo oboje) v Organisations → organizácia → Edit → Procurement; začína na 0, takže sa označí každý rozdiel.

Stlačte Resolve pri riadku a vyberte, čo sa stalo:

• Recount - sklad dostane úlohu riadok znova spočítať. Keď ju uzavrie, dostanete správu; potom sa vráťte a vyberte jeden z ostatných výsledkov.
• Unit error - opravte, čo sa očakávalo (v našich jednotkách, alebo v jednotke dodávateľa, ak je nastavená), a hodnotu riadku. Spočítané množstvo sa nikdy nemení. Ak zostane skutočný rozdiel, riadok zostane označený, aby ste ho mohli reklamovať - riadok očakávaný ako 80 kg 500 g vreciek sa stane 160 očakávanými vreckami a 120 spočítaných sa zobrazí ako 40 chýbajúcich.
• Supplier claim - len pre chýbajúci riadok. Zadajte reklamované kusy a hodnotu a pridajte fotografie z goods in; pridajú sa do príloh dodávky. Reklamácia začína ako Open: kliknutím na ňu v stĺpci Outcome ju označíte ako Sent to supplier, Credit received (s číslom dobropisu, sumou a dátumom) alebo Rejected. Reklamácia sa len sleduje - nemení kalkuláciu nákladov dodávky.
• Accept surplus - len pre riadok navyše: ponechať prebytočné kusy.

Oprava chyby jednotky na uloženej dodávke prepočíta cenu tovaru, ktorý sa z nej uložil, preto ju urobte pred dokončením kalkulácie nákladov; po dokončení treba kalkuláciu najprv znovu otvoriť.

Colné riadky a clo

Na karte Customs prepíšte colné vyhlásenie: jeho MRN, Release date a jeho tarifné riadky, každý s tarifným kódom, clom v %, colnou hodnotou, clom a dovoznou DPH. aiku colné vyhlásenie nikdy nemení; to ostáva na colnom agentovi.

Pri uložení sa každá položka priradí k riadku s najbližším tarifným kódom k tarifnému kódu jej obchodnej jednotky a pri každej položke to môžete zmeniť. Náklad na clo dodávky sa potom rozdelí po riadkoch: každá položka preberie svoj podiel cla vlastného riadku, podľa hodnoty medzi položkami na tomto riadku, takže riadok bez cla neberie nič. Položky bez riadku si rozdelia clo, ktoré riadky nepokrývajú. Dovozná DPH sa len eviduje; odpočíta sa v daňovom priznaní k DPH a nikdy sa nezahrnie do nákladov. Reklamácia dodávateľovi ukazuje, či jej riadok platil clo, aby nikto nežiadal colnú opravu pri riadku bez cla.

Ako to celé zapadá

V skratke: vystavte objednávku voči dodávateľovi, odošlite ju, počkajte, kým ju dodávateľ potvrdí, potom z potvrdenej objednávky vytvorte dodávku. Označte dodávku ako odoslanú, keď ju dodávateľ odošle, ako prijatú, keď dorazí, prekontrolujte jednotlivé položky a nakoniec ju uložte na miesto - vtedy je tovar v sklade a pripravený na predaj.