Cursar una orden de compra y recibir la mercancía

Proveedores y agentes

Cada proveedor al que tu organización compra directamente vive en Procurement → Suppliers. La página de cada proveedor te da un botón Purchase Order para iniciar una orden nueva, más un menú lateral con Products, Purchase Orders y Stock Deliveries hasta la fecha.

Algunos proveedores solo son accesibles a través de un agente - una persona o empresa que compra en tu nombre en lugar de enviarte directamente. Los agentes tienen su propia lista en Procurement → Agents. Un pedido a través de un agente es una orden de compra por proveedor, numerada en la serie del agente y enviada al agente. Ver Hacer un pedido a través de un agente.

Cursar una orden de compra

Desde la página del proveedor, pulsa Purchase Order. Esto crea una orden nueva en el estado In process - existe, pero todavía no se ha enviado nada al proveedor.

Mientras está en proceso:

• Usa Add Product para añadir una línea por cada producto que quieras, uno a uno.
• Cada línea puede ajustarse mientras la orden siga en proceso.
• Delete elimina la orden entera, siempre que todavía no se haya enviado nada al proveedor.

Cuando hayas añadido todo lo que quieres, pulsa Submit. Esto envía la orden y la pasa a Submitted.

Proveedores que venden en otra unidad

Algunos proveedores cotizan y facturan en una unidad que no es la nuestra - por ejemplo, incienso por kg que nosotros contamos en bolsas de 500 g. En la página Edit del producto del proveedor, indica Supplier sells in (kg, g, litro, metro, pack, set, docena o pieza) y Our units in one supplier unit (2 para una bolsa de 500 g vendida por kg, 0,2 para un pack de 5 kg vendido por kg). Si eliges kg o g y dejas el número vacío, aiku lo calcula a partir del peso de la unidad comercial (trade unit), y el texto de ayuda del campo te avisa cuando el número que escribiste no coincide con ese peso.

Las cantidades se siguen guardando en nuestras unidades. La unidad del proveedor solo cambia cómo las escribes y las lees:

• En una orden de compra en proceso, la pestaña Ordering supplier units te permite escribir la cantidad en la unidad del proveedor, y cada línea la muestra junto a unidades, SKO y cajas (por ejemplo 160u. | 160sko. | 1.6C. | 80 kg).
• El PDF de la orden de compra que se envía al proveedor muestra esas líneas en la unidad del proveedor y el precio por unidad (80 kg a 253.00 / kg).
• La entrega de stock muestra ambas unidades, y la comprobación de la factura en el panel Costing convierte los kg de la factura a nuestras unidades antes de comparar.

Hacerlo con tu asistente de IA

Si un administrador te ha activado hacer pedidos, tu asistente de IA puede crear y enviar la orden por ti, también para proveedores que compras a través de un agente. Dile el proveedor y lo que quieres, por ejemplo "pide 144 CIC-25 y 20 TIB-134SET a RME".

• Primero te muestra la orden: el proveedor, el agente, cada línea con unidades, cajas y coste, el total, y cualquier orden que ya se esté preparando para ese proveedor.
• Las cantidades son en unidades y se redondean hacia arriba a cajas completas, nunca por debajo del mínimo de cajas del proveedor.
• Solo cuando confirmas añade las líneas (a la orden en preparación, o a una nueva) y la envía con Submit. No la manda por correo: envíala al proveedor desde la página de la orden.
• La orden queda registrada con tu petición pero no se puede deshacer desde el registro de cambios de IA: usa Undo Submit o Cancel en la orden.

Qué significan los estados

Una orden de compra pasa por una cadena corta y deliberada:

• In process - todavía estás construyendo la orden. Añade productos, envíala o elimínala.
• Submitted - la orden ha ido al proveedor. Puedes Confirmarla en cuanto el proveedor la haya aceptado, Undo Submit para devolverla a In process si algo necesita cambiarse, o Cancelarla del todo.
• Confirmed - el proveedor ha aceptado la orden. Puedes fijar o cambiar la Delivery date (la llegada estimada), y pulsar New Delivery para crear la entrega de stock que recibirá la mercancía. Mientras no exista una entrega para ella, también puedes hacer Undo Confirm para devolverla a Submitted.

A partir de aquí la orden se asienta sola según avanzan sus entregas de stock - no queda nada más que pulsar en la propia orden de compra. Termina Settled cuando todo ha llegado, o Not Received/Cancelled si la cosa no salió bien.

La entrega de stock: registrar lo que llegó

Pulsar New Delivery en una orden de compra confirmada crea la entrega de stock por ti, ya vinculada a las líneas de esa orden. También puedes empezar una desde cero en Procurement → Stock Deliveries, que solo pide un número y una fecha de entrega.

La página de una entrega de stock tiene pestañas para sus Items, los Pending Items todavía por resolver, Done Items, Under/Over delivered items una vez dada de alta, Customs una vez despachada, Attachments e History.

La entrega pasa después por sus propios estados:

• In process / Confirmed / Ready to ship - mientras todavía está en camino, puedes pulsar Mark as Dispatched en cuanto el proveedor la haya enviado, Mark as Received si ya ha llegado, o Delete si se creó por error.
• Dispatched - el paquete está en la carretera. Mark as Received en cuanto llegue a tu almacén, o Unmark as Dispatched para deshacerlo si en realidad todavía no ha salido.
• Received - la mercancía está físicamente en el almacén. Desde aquí comprueba cada artículo frente a lo que se pidió; la entrega pasa a Checked cuando eso está hecho, o puedes hacer Unmark as Received o Cancel de la entrega entera.
• Checked - si todavía no se ha colocado nada en stock, aquí todavía puedes Cancelar.
• Booking in / Booked in - las cantidades comprobadas se están dando de alta en el stock del almacén.
• Booked in - pulsa Place para colocar el stock recibido. Este es el estado final de trabajo de la entrega.

Para las entregas creadas a partir del 12 de octubre de 2026, los costes van antes que la mercancía: marcar una entrega como recibida mientras faltan costes pide un motivo, y su mercancía no se puede colocar hasta que la factura, el transporte y los aranceles tengan cada uno un importe, una estimación o N/A. Mira cómo calcular el coste de una entrega de stock.

Comprobar un artículo significa confirmar cuánto de cada línea llegó realmente - no todos los pedidos llegan completos, y las cantidades de menos o de más aparecen en la pestaña Under/Over delivered items, así que nada se pierde en la diferencia entre lo que pediste y lo que llegó.

Debajo de la cantidad comprobada, Batch (lote) guarda el código de lote y la fecha de consumo preferente impresos en los productos. Una línea puede tener varios lotes: pulsa Add batch y reparte la cantidad entre ellos. Al ubicar el stock, los lotes van a la estantería en el orden en que los escribiste, así el almacén sabe qué lote está en cada sitio y los informes de inventario pueden mostrar las fechas de consumo preferente. Las familias marcadas como Batch tracked (en la página de edición de la familia de stock) muestran un aviso hasta que cada SKO comprobado tenga lote, y señalan un lote sin fecha de consumo preferente. Nada bloquea la recepción, así que una entrega sin códigos impresos puede ir a la estantería igualmente. Un lote que ya está en una estantería no se puede bajar de lo que se ubicó; deshaz antes esa ubicación.

Cuando lo que llegó difiere de lo esperado

La pestaña Under/Over delivered items lista cada línea cuyo recuento difiere, con la diferencia en unidades, SKO y valor, y una Flag:

• Under delivered u Over delivered - una diferencia real.
• Possible unit mismatch - el recuento es un múltiplo exacto de lo esperado (2×, 5×, 10× y así sucesivamente, en cualquier sentido). Casi siempre es un proveedor que factura en otra unidad, no mercancía que falta, así que comprueba la unidad antes de reclamar nada.
• Within tolerance - lo bastante pequeña para mostrarse pero no para señalarse. Los administradores fijan la tolerancia (un porcentaje, un importe, o ambos) en Organisations → la organización → Edit → Procurement; empieza en 0, así que toda diferencia se señala.

Pulsa Resolve en una línea y elige qué pasó:

• Recount - el almacén recibe una tarea para volver a contar la línea. Se te avisa cuando la cierren; entonces vuelve y elige uno de los otros resultados.
• Unit error - corrige lo esperado (en nuestras unidades, o en la unidad del proveedor cuando hay una) y el valor de la línea. Lo contado nunca se modifica. Si aún queda una diferencia real, la línea sigue señalada para que puedas reclamarla - una línea esperada como 80 kg de bolsas de 500 g pasa a ser 160 bolsas esperadas, y 120 contadas se muestran como 40 de menos.
• Supplier claim - solo para una línea con faltante. Introduce las unidades y el valor reclamados y añade fotos desde goods in; van a los adjuntos de la entrega. La reclamación empieza Open: púlsala en la columna Outcome para marcarla Sent to supplier, Credit received (con el número, importe y fecha de la nota de crédito) o Rejected. Una reclamación solo se hace seguimiento - no cambia el costing de la entrega.
• Accept surplus - solo para una línea con exceso: te quedas con las unidades extra.

Corregir un error de unidad en una entrega ya ubicada vuelve a valorar el stock que se ubicó a partir de ella, así que hazlo antes de terminar el costing; una vez calculado el costing, hay que reabrirlo primero.

Líneas de aduana y aranceles

En la pestaña Customs, copia la declaración de importación: su MRN, la Release date y sus líneas arancelarias, cada una con el código arancelario, el % de arancel, el valor en aduana, el arancel y el IVA de importación. aiku nunca modifica la declaración; eso queda en manos del agente de aduanas.

Al guardar, cada artículo se asocia con la línea cuyo código arancelario más se parece al de su unidad comercial, y puedes cambiarlo por artículo. El coste de arancel de la entrega se reparte entonces línea por línea: cada artículo toma su parte del arancel de su propia línea, por valor entre los artículos de esa línea, así que una línea libre de arancel no toma nada. Los artículos sin línea se reparten el arancel que las líneas no explican. El IVA de importación solo se registra; se deduce en la declaración de IVA y nunca entra en el costing. Una reclamación a proveedor muestra si su línea pagó arancel, para que nadie pida una rectificación de aduana sobre una línea libre de arancel.

Poniéndolo todo junto

En resumen: cursa la orden contra el proveedor, envíala, espera a que el proveedor la confirme, y luego crea la entrega desde la orden confirmada. Marca la entrega como enviada cuando el proveedor la despache, como recibida cuando llegue, ve comprobando cada artículo y, por último, colócala - momento en el que el stock ya está en el almacén y listo para vender.