Oceňovanie dodávky na sklad

Kde nájdete oceňovanie

Otvorte dodávku cez Procurement → Stock Deliveries. Hore na stránke je tabuľka s tromi riadkami:

• Agent invoice alebo Supplier invoice (faktúra agenta alebo dodávateľa) - čo agent alebo dodávateľ vyfakturoval.
• Landed costs (vedľajšie náklady dovozu) - čo sa zaplatilo na mieste za to, aby sa tovar dostal k vám.
• Landed total (celkové náklady) - obe časti spolu.

Každý riadok ukazuje svoj Status, svoju Amount (sumu) v mene vašej organizácie a svoj Balance due (zostatok na úhradu). Ak je faktúra v inej mene, jej suma sa zobrazí malým písmom pod tým. Riadky sú na začiatku zbalené; kliknutím na riadok ho otvoríte a uvidíte jeho riadky a tlačidlá.

Náklady môžete zadať hneď po potvrdení dodávky. Nemusíte čakať na tovar.

Faktúra agenta alebo dodávateľa

Otvorte riadok faktúry a stlačte Invoice. Zadajte Invoice number (číslo faktúry), Invoice date (dátum faktúry), sumu za Goods (tovar) a každý vlastný poplatok agenta alebo dodávateľa, označený ako Freight alebo Other. PDF priložte pod Invoice file a stlačte Save invoice.

Kým nie je zadaná skutočná faktúra, dodávka zo starého systému ukazuje Estimated faktúru (odhad) vytvorenú z toho, čo sa tam zaznamenalo. Uložením skutočnej faktúry sa odhad nahradí a odhad sa ponechá na porovnanie.

V tom istom okne nájdete Invoice exchange rate (kurz faktúry), Settlement (vyrovnanie) s uplatnenými zálohami a zostatkom na úhradu a náklady načítané z priloženej faktúry.

Kontajner nakúpený cez agenta potrebuje faktúru skôr, než ho označíte ako odoslaný, preto je jeho tlačidlo Invoice k dispozícii, aj keď je ešte v spracovaní.

Načítanie faktúry dodávateľa zo súboru

Priložte faktúru dodávateľa k dodávke ako Invoice alebo Proforma, potom v časti Costs from the supplier invoice stlačte Read invoice a po načítaní Review invoice. Faktúru prečítajú dvakrát dva rôzne modely AI a aiku načítanie overí rovnako ako faktúru za náklady dovozu: obe načítania sa musia zhodovať v každom riadku, kóde, množstve a sume, každá suma musí byť v dokumente vytlačená, riadky a poplatky musia dať spolu celkovú sumu a faktúra musí uvádzať dodávku alebo jednu z jej objednávok a žiadnu inú dodávku.

Každý riadok faktúry sa priradí k produktu dodávky podľa kódu dodávateľa, potom podľa nášho kódu SKO a potom podľa čiarového kódu (kusu, SKO alebo kartónu). Riadok, ktorý nezodpovedá žiadnemu z nich, sa navrhne podľa popisu, ak sedí jediný produkt, a vy ho potvrdíte. Sumy sa pri kontrole nedajú meniť. Náklad na tovar každého produktu je cena z faktúry krát prijaté množstvo. Vy iba určíte, kam patrí riadok faktúry, ktorý nezodpovedá žiadnemu produktu (k produktu alebo Invoiced but not in the delivery), a aký druh výdavku je každý poplatok, a stlačíte Apply to costing. Poplatok označený ako Freight sa stane dopravou, rozdelenou podľa hmotnosti, a faktúry špeditéra za prepravu sa k nemu pripočítajú; ak bola doprava zadaná ručne, zadajte prepravu tam. Dá sa to urobiť hneď, ako je dodávka skontrolovaná, aby boli náklady zadané skôr, než sa tovar uloží.

Keď sa prijalo menej, než je fakturované, kontrola ukáže, koľko faktúra účtuje za tovar, ktorý neprišiel: táto suma zostane mimo nákladu na tovar, preto požiadajte dodávateľa o dobropis. Keď sa prijalo viac, než je fakturované, tovar navyše sa ocení cenou z faktúry.

Načítanie sa odmietne a faktúru zadáte ručne, keď niektorá kontrola zlyhá, keď na faktúre chýba produkt dodávky, keď je cena na faktúre ďaleko od ceny v objednávke (faktúra môže počítať balenia alebo kartóny), keď má faktúra zľavu alebo dobropis, alebo keď je faktúra dodávky už zadaná. Faktúra bez vytlačenej celkovej sumy a kontajner nakúpený cez agenta sa zadávajú vždy ručne.

Pri dodávke nakúpenej cez agenta stlačte Agent payments, aby ste schválili poplatky agenta a zaznamenali, čo ste agentovi zaplatili. Poplatky agenta sa do oceňovania započítajú až po vašom schválení.

Landed costs: jeden riadok na jeden účet

Otvorte riadok Landed costs a stlačte Add vedľa Service invoices. Pre každý účet, ktorý ste dostali, zadajte jednu service invoice:

• druh účtu (pozri zoznam nižšie),
• kto ho poslal a jeho číslo,
• dátum,
• currency (mena) a suma - preprava môže byť v dolároch a účet colného agenta v eurách,
• PDF účtu.

Jeden účet, ktorý pokrýva viac dodávok, sa môže medzi ne rozdeliť, podľa hodnoty ich tovaru alebo podľa súm, ktoré zadáte.

Druhy účtov sú tieto:

Preprava sa rozdelí podľa hodnoty namiesto hmotnosti, keď niektorý produkt v dodávke nemá zadanú hmotnosť; okno vám povie, ktoré produkty to sú.

Každý účet vyplní oceňovanie sám a náklad vyplnený účtom sa dá zmeniť len zmenou samotného účtu. Všetky účty vašej organizácie sú uvedené pod Service invoices, ku ktorým sa dostanete z nadpisu tohto zoznamu, a môžete ich filtrovať podľa druhu, odosielateľa, zaplatené alebo nezaplatené a obdobia.

Ak už bol náklad zadaný ručne, aiku vás upozorní pred uložením účtu rovnakého druhu, či účet zadáte sami, alebo si ho necháte načítať z jeho súboru. Účet za prepravu alebo clo nahradí sumu zadanú ručne a upozornenie ukáže obe sumy, ak sa nezhodujú. Účet za akýkoľvek iný druh nákladu sa počíta popri tom, ktorý bol zadaný ručne, preto ručne zadaný náklad odstráňte, ak ide o ten istý náklad. Suma zadaná ako odhad sa účtom jednoducho nahradí.

Načítanie účtu z jeho súboru

Namiesto prepisovania účtu ho aiku vie načítať. Otvorte riadok Landed costs, pod Read from a document stlačte Read an invoice a vyberte PDF, tabuľku alebo fotografiu účtu. Až minútu či dve sa zobrazuje Reading…, potom stlačte Review.

Kontrola ukáže, kto účet vystavil, jeho referenciu, dátum a menu a každý riadok s jeho sumou a druhom nákladu, o ktorom si aiku myslí, že ide. Skontrolujte ich podľa účtu a ak je druh riadku nesprávny, zmeňte ho. Sumy sa meniť nedajú: sú to tie, ktoré sú vytlačené na účte. Stlačte Add to the service invoices. Riadky rovnakého druhu sa stanú jednou service invoice, takže účet špeditéra s morskou prepravou a colným konaním sa stane dvoma, každá sa rozdelí medzi položky svojím spôsobom a každá si ponechá súbor.

Nič sa neocení, kým toto tlačidlo nestlačíte. Účet sa načíta dvakrát, dvoma rôznymi AI modelmi, a aiku potom samo skontroluje načítanie. Načítanie odmietne a povie prečo, keď:

• sa obe načítania nezhodujú v sume, referencii, dátume alebo mene,
• suma, referencia alebo mena, ktorá sa načítala, nie je v dokumente vytlačená,
• dokument sa o dodávke nezmieňuje, alebo sa zmieňuje aj o inej dodávke, dokonca aj o takej, ktorá je už ocenená alebo patrí inej organizácii,
• riadky nedávajú dokopy celkovú sumu účtu,
• účet nemá referenciu, dátum alebo menu,
• účet s rovnakou referenciou je už zadaný, alebo účet s rovnakou sumou je už na dodávke,
• účet je vyšší než hodnota tovaru,
• dodávka je ocenená, zrušená alebo ide o dodávku od partnera.

Odmietnutý účet ukáže Enter it by hand: pridajte ho cez Add, ako v časti vyššie. Sken alebo fotografia nemá text, ktorý by aiku mohlo skontrolovať, preto vás požiada, aby ste zaškrtli, že ste každú sumu skontrolovali sami.

DPH na účte sa do nákladu nezahŕňa a zapíše sa do poznámok service invoice.

Zadanie nákladu bez účtu

Stlačte Edit landed costs a náklady sa otvoria ako tabuľka. Každý náklad má:

• N/A - zaškrtnite, keď dodávka takýto náklad nemá, napríklad žiadne clo pri nákupe v rámci krajiny.
• Amount a Currency - zadaním sumy sa náklad označí ako prijatý. Mena je na začiatku mena vašej organizácie.
• Rate (kurz) - len keď mena nie je ani mena dodávky, ani mena vašej organizácie.
• Waiting for invoice (čaká sa na faktúru) - pozri nižšie.
• Invoice - cez Upload nahrajte PDF, na ktoré sa tento náklad opiera.
• History - každá zmena tohto nákladu, s menom toho, kto ju urobil, a časom.

Pod každý náklad môžete pridať poznámku. Add extra expense pridá náklad jedného z druhov zo zoznamu vyššie; pri Other napíšte, o čo ide.

Keď účet ešte nedorazil

Pri tomto náklade zaškrtnite Waiting for invoice a ak viete, napíšte, o koľko dní ho očakávate. Stránka dodávky potom ukáže, že celková suma sa zvýši.

Ak zadáte sumu, kým náklad čaká, ide o estimate (odhad). Odhad sa v oceňovaní počíta, takže dodávku možno ocieniť a sklad ohodnotiť, a dodávka zostane označená Costed with an estimate, kým ho nenahradí skutočný účet.

Keď je oceňovanie hotové

Dodávka je ocenená, keď je zadaná faktúra a jej preprava, clo a ďalšie náklady majú každé sumu, odhad alebo N/A. V tej chvíli tovar uložený z dodávky na sklad dostane svoju nákladovú cenu. Riadok Landed total potom vypíše každý náklad s jeho percentom z tovaru a povie, koľko nákladov navyše pripadá na každé euro tovaru.

Potom sú náklady zamknuté. Ak ich chcete opraviť alebo nahradiť odhad skutočným účtom, manažér účtovníctva stlačí Update costing, urobí zmeny a stlačí Finish costing. Sklad sa ocení znova a zmena sa zaznamená s jeho menom a dôvodom.

Náklady prichádzajú pred tovarom

Pre dodávky vytvorené od 12. októbra 2026:

• Uloženie na regál je zablokované, kým faktúra, preprava a clo nemajú každé sumu, odhad alebo N/A. Tovar sa dá prijať a skontrolovať, ale nedá sa dať na regál, takže sa nič nepredá za zlú cenu.
• Označenie dodávky ako prijatej, kým chýbajú náklady, vyžaduje dôvod. Dôvod sa zapíše do histórie dodávky a vedúci nákupu sa o tom dozvedia.

Dodávky od partnerov sa to netýka: tie sa oceňujú podľa cien z objednávky partnera.

Čo ešte treba oceniť

Dashboard Procurement sa otvára pruhom, ktorý ukazuje, koľko dodávok ešte treba oceniť a koľko z nich je zastavených. Každé číslo otvorí zoznam stock deliveries s príslušným filtrom. V samotnom zozname ponúka filter Costing možnosti To cost, Costs missing, put-away blocked a Costed with an estimate.

Cez vášho AI asistenta

Ľudia, ktorí oceňujú dodávky, môžu požiadať svojho AI asistenta, aby ukázal náklady dodávky alebo uložil jej dopravu, clo a ďalšie náklady. Najprv ukáže, čo sa zmení, a uloží až po vašom potvrdení. Odmietne dodávku, ktorá je už ocenená, a súčet nákladov vyšší než hodnota tovaru, pokiaľ to nepotvrdíte, čo zvyčajne znamená sumu v nesprávnej mene. Každé uloženie sa zapíše do protokolu AI zmien a dá sa tam vrátiť späť. DPH pri dovoze, faktúra agenta alebo dodávateľa a PDF súbory sa zadávajú na stránke, nie cez asistenta.