Zaznamenanie dohody s dodávateľom

Kde to nájdete

Otvorte dodávateľa cez Procurement → Suppliers. Prvá karta sa otvorí s panelom What was agreed (čo sa dohodlo): platné podmienky, pripnuté alebo kritické poznámky a počet otvorených incidentov. Detail obsahujú ďalšie dve karty:

• Agreed terms - všetky podmienky, najprv platné, potom nahradené alebo odvolané.
• Notes - každá poznámka napísaná k dodávateľovi a k jeho produktom.

Rovnaký panel a tie isté dve karty nájdete pri každom produkte dodávateľa a pri každom agentovi. Pri agentovi má panel navyše Suppliers to watch (dodávatelia na sledovanie): dodávatelia agenta, ktorí majú upozornenie alebo otvorený incident.

Pridanie dohodnutej podmienky

Na karte Agreed terms stlačte Add agreed term a vyplňte:

• Term (podmienka) - čoho sa podmienka týka: Incoterm, Packing charge, Label charge, Barcode charge, Carton marking charge, Insert or leaflet charge, Mould or tooling charge, Sample charge, Local delivery to port charge, Payment currency, Payment terms, Lead time in days, Minimum order alebo Other charge.
• What was agreed - Included (je v cene), Not allowed (dodávateľ to nesmie účtovať), suma (Fixed amount, Per unit, Per carton, Per order, Percentage) alebo Text.
• Amount, Currency a Tolerance - zobrazia sa, keď ste vybrali sumu. Tolerancia je rozdiel, ktorý akceptujete, kým sa počíta ako odchýlka.
• Textový riadok - Incoterm a jeho miesto (napríklad FOB Ningbo), na čo slúži Other charge alebo akýkoľvek detail.
• Agreed on a Agreed with - dátum a kontakt u dodávateľa alebo agenta.
• Evidence (dôkaz) - e-mail, chat alebo dokument, v ktorom sa to dohodlo.
• Who may see it (kto to môže vidieť) - Internal, Agent alebo Supplier.
• Print on the purchase order - zapnite, aby sa podmienka vytlačila na objednávke.

Poplatok so sumou sa nedá uložiť bez dôkazu. aiku vás zaznamená ako osobu, ktorá podmienku dohodla.

Jedna organizácia alebo všetky

Dodávateľa zdieľajú všetky organizácie, ktoré od neho nakupujú, a rovnako aj podmienku: čo zaznamená jeden nákupca, platí pre všetkých. Ak má vaša organizácia inú dohodu, zapnite Only for this organisation. Vaša organizácia potom vidí svoju podmienku a ostatné si ponechajú spoločnú.

Podmienka pre jeden produkt

Podmienka zadaná pri produkte dodávateľa nahrádza podmienku dodávateľa rovnakého druhu len pre tento produkt. Stránka produktu ukazuje, odkiaľ každá podmienka pochádza: This product, Supplier alebo Agent. Na karte Agreed terms produktu je podmienka dodávateľa, ktorú nahrádza, označená Overridden.

Zmena alebo odvolanie podmienky

Podmienky sa nikdy neupravujú ani nemažú. Stlačte Change pri podmienke, zadajte, na čom sa teraz dohodlo, a uložte: nová podmienka platí a stará zostane v zozname ako Superseded s dátumom, kedy prestala platiť. Stlačte Withdraw, keď podmienka už neplatí a nič ju nenahrádza.

Podmienku môže zmeniť alebo odvolať osoba, ktorá ju dohodla, a vedúci obstarávania.

Notes

Na karte Notes stlačte Add note. Napíšte jeden riadok ako nadpis a v prípade potreby detail pod ním. Potom vyberte:

• category (kategóriu), ktorá určuje farbu poznámky;
• severity (závažnosť): Info, Warning alebo Critical;
• kto ju môže vidieť: Internal, Agent alebo Supplier. Nová poznámka je interná;
• Pin: show on purchase orders pre poznámku, ktorú musí vidieť každý nákupca pri objednávaní.

Pri Incident môžete zadať preplatenú alebo reklamovanú sumu a jej menu. Incident začína ako otvorený a v paneli sa počíta, kým nie je vyriešený.

Ani poznámky sa nemažú. Stlačte Resolve, keď poznámka už neplatí; zostane v zozname, preškrtnutá. Pin a Unpin presúvajú poznámku do panela a z neho. Autor poznámky a vedúci obstarávania ju môžu pripnúť a vyriešiť.

Na objednávke

Otvorte objednávku dodávateľa. Nad riadkami panel What was agreed ukazuje platné podmienky dodávateľa a produktov na objednávke a pripnuté alebo kritické poznámky k objednávke, dodávateľovi, jeho agentovi a týmto produktom.

Ak je niektorá z týchto poznámok Critical, pred stlačením Submit zaškrtnite I have read the critical notes for this order. Bez zaškrtnutia sa objednávka neodošle.

Karta Notes na objednávke a na dodávke na sklad má rovnaký formulár ako pri dodávateľovi, takže incident môžete zapísať na objednávke, kde sa stal; potom je s ňou prepojený.

Čo vidí dodávateľ a agent

PDF objednávky obsahuje blok Agreed terms a blok Notes a e-mail, ktorým sa odosiela, uvádza dohodnuté podmienky. Zahŕňajú len to, čo je označené pre dodávateľa a pri objednávke cez agenta aj pre agenta. Interné podmienky a poznámky sa nikdy nevytlačia.

Agent, ktorý pracuje v aiku, vidí na svojich stránkach len podmienky a poznámky označené ako viditeľné pre agenta a nemôže žiadne pridávať ani meniť.

Odovzdanie dodávateľa

Pri dodávateľovi stlačte Handover sheet v paneli What was agreed. Otvorí sa PDF so všetkými platnými podmienkami a všetkými otvorenými poznámkami, určené osobe, ktorá dodávateľa preberá.

Keď sa objednávka alebo faktúra líši od dohodnutého

aiku porovnáva objednané a fakturované s dohodnutými podmienkami pri každom dodávateľovi alebo agentovi, ktorý má zaznamenanú aspoň jednu dohodnutú podmienku. Dodávateľ ani agent nemôže sám zvýšiť cenu ani pridať poplatok: každý rozdiel čaká, kým ho nákup prijme.

• Na nákupnej objednávke: riadok, ktorý stojí viac ako náklad produktu dodávateľa, alebo objednávka v inej mene, ako je dohodnutá mena platby.
• Na faktúre dodávateľa alebo agenta k dodávke: poplatok, ktorého podmienka je Zahrnuté alebo Nepovolené, poplatok nad dohodnutou sumou, poplatok bez dohodnutej podmienky, alebo doprava, keď dohodnutý Incoterm (CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) ukladá zaplatiť ju dodávateľovi.

Pri zadávaní faktúry zvoľte typ každého poplatku (poplatok za balenie, poplatok za etikety, doprava a pod.), aby sa porovnal so správnou podmienkou.

Každý rozdiel je červeno uvedený v paneli Iné, ako bolo dohodnuté hore na objednávke alebo dodávke, vedľa toho, čo bolo dohodnuté. Napíšte, prečo ho prijímate, a stlačte Prijať. Kým nie sú prijaté všetky, objednávku nemožno odoslať, dodávku nemožno zaplatiť a poplatky agenta nemožno schváliť. Ak sa objednávka alebo faktúra neskôr zmení, nový rozdiel treba prijať znova.

Každý prijatý rozdiel sa stane otvorenou poznámkou Incident na dodávateľovi alebo agentovi so sumou a vaším dôvodom a dostane o ňom upozornenie vedúci nákupu a nákupca objednávky. Zoznamy dodávateľov ukazujú počet otvorených incidentov vedľa kódu dodávateľa.

Kontrola dodávky pri prijatí

Odo dňa odoslania dodávky na sklad má dodávka kartu Kontrolný zoznam, na stránke obstarávania dodávky aj na stránke príjmu tovaru skladu. Pre každého dodávateľa na dodávke a potom pre každý jeho produkt uvádza:

• Balenie - kto tovar balí a do akého materiálu, ak je to zaznamenané pri dodávateľovi alebo pri produkte;
• každú otvorenú poznámku kategórie Obal alebo Produkt napísanú pri tomto dodávateľovi alebo produkte.

Číslo na karte ukazuje, koľko kontrol ešte zostáva. Stlačte Vyhovelo, keď tovar zodpovedá. Stlačte Nepodarilo sa, keď nezodpovedá: vyberte typ problému, zadajte dotknuté množstvo, ak ho poznáte, napíšte, čo je zle, a stlačte Otvoriť incident. aiku otvorí poznámku Incident pri tomto dodávateľovi alebo produkte, prepojenú s objednávkou, na ktorej tovar prišiel, a pri kontrole ostane zaznamenané, kto ju označil ako nevyhovujúcu a kedy.

Pracovníci príjmu tovaru môžu zaškrtávať kontrolný zoznam a môžu písať Incident na karte Notes dodávky na sklad. Poznámky iných kategórií písať nemôžu.

Dodávky s meškaním

Keď sa dodávka prijme, aiku zmeria každú jej nákupnú objednávku od dňa odoslania objednávky po deň prijatia dodávky a porovná ju s dohodnutou hodnotou Dodacia lehota v dňoch u dodávateľa alebo jeho agenta. Objednávka, ktorá mešká o viac ako 7 dní oproti dohodnutému, dostane pri dodávateľovi Incident typu S meškaním, prepojený s objednávkou, s počtom dní, ktoré trvala. Zapíše sa raz pre každú objednávku. Dodávateľ bez dohodnutej dodacej lehoty sa nemeria.

Prehľad incidentov dodávateľov

Karta Incidenty dodávateľov na paneli obstarávania, ktorá počíta otvorené incidenty, otvorí prehľad s každým dodávateľom alebo agentom s incidentmi vo vašej organizácii: koľko ich je, koľko je ešte otvorených, sporná suma a získaná suma, s dátumom posledného. Incident pri produkte dodávateľa alebo pri nákupnej objednávke sa počíta jej dodávateľovi. Sumy sú v mene skupiny, prepočítané ku dňu, keď bol incident zapísaný. Recovered (získané) je suma incidentov, ktorých výsledok bol nastavený na Pripísané. Stlačte kód dodávateľa a otvoria sa jeho poznámky.