Picking y packing de un albarán

Dónde viven los albaranes

Dentro de tu almacén, Dispatching → Delivery notes lista todos los albaranes, con una pestaña Stats y una History junto a la lista principal. La lista en sí se divide en pestañas de etapa a un lado: Dispatched, All, To do, Queued, Handling, Waiting, Picked, Packing, Packed y Finalised. Cada pestaña muestra solo los albaranes que están en esa etapa, con un contador junto a su nombre, así que de un vistazo ves cuánto hay en cada sitio.

La etapa de un albarán se llama su estado. En orden, un albarán pasa por:

• To do — todavía no ha empezado nada.
• Queued — está dentro de una sesión de picking, esperando a que esa sesión arranque.
• Handling — se está haciendo el picking.
• Waiting — el picking se ha detenido porque algo del albarán necesita una decisión.
• Picked — todas las líneas están pickeadas.
• Packing — se está empaquetando.
• Packed — todas las líneas están empaquetadas.
• Finalised — listo para salir, con los datos de envío ya fijados.
• Dispatched — expedido.
• Cancelled — el albarán se ha cancelado.

Picking

Un albarán se vuelve pickeable por sí solo, desde la pestaña To do, o como parte de una sesión de picking — un lote de albaranes que se pickean juntos. Las sesiones de picking tienen su propia pantalla, en Dispatching → Picking sessions, con el mismo tipo de pestañas de etapa: In Process, Picking, Waiting, Picked, Packed y All.

Al pulsar Start picking en un albarán, este pasa a Handling y se registra quién lo está pickeando. Si el albarán estaba en cola dentro de una sesión, al arrancar el picking de la sesión todos sus albaranes pasan a Handling de la misma manera, y quien inició la sesión se convierte en el picker de cada uno. Un albarán ya asignado a otra persona muestra un candado cerrado en lugar del botón de picking — pulsa Unlock to pick para hacerte cargo de él.

Mientras se pickea un albarán, una línea puede resultar necesitar una decisión que el picker no puede tomar en el puesto — por ejemplo un reemplazo o una liberación desde el almacén. Cuando eso ocurre, todo el albarán pasa a Waiting en lugar de dejar que el picking continúe alrededor del problema. En cuanto ya no queda nada realmente pendiente, aparece un botón Auto Finish Waiting, y al pulsarlo se revisa el albarán y, si de verdad todas las líneas están resueltas, lo lleva a Picked.

Lotes

En los productos cuyo stock tiene lotes, cada pick muestra el lote del que se tomó. No hace falta elegirlo: el sistema toma el lote con la fecha de consumo preferente más próxima en esa ubicación, después del stock que no tiene lote registrado. Cuando un pick necesita más de lo que tiene ese lote, el pick se divide en una línea por lote, por ejemplo 4 de un lote y 2 del siguiente, para que el albarán, la factura y el almacén que recibe vean cada lote que salió de la estantería. Si cogiste de otro lote, abre el lote del pick y cámbialo. Borrar un pick devuelve su lote a la estantería, y la mercancía devuelta vuelve como los lotes que se recogieron. El PDF del albarán muestra el lote, la fecha de consumo preferente y la cantidad debajo de cada artículo.

Sets que se venden solo completos

Algunos productos están formados por varias piezas que no sirven por separado, como una lámpara de sal con su bombilla y su cable. En la página Composition (composición) del producto maestro, estos productos tienen activado Sold only as a complete set (se vende solo como set completo). Un producto de tienda que no sigue las piezas de su maestro tiene el mismo interruptor en su propia página Composition, y el maestro lo muestra entre las tiendas que difieren.

Si falta por pickear una pieza de un set así, las demás piezas de ese set no pueden salir solas. El albarán no pasará a Picked: pasa a Waiting, y aparece en él un botón Parts put back (piezas devueltas). Su tooltip indica qué piezas sacar del tote. Devuélvelas a su estantería y pulsa Parts put back. Sus picks se revierten, así que el stock vuelve a su ubicación, las piezas se marcan como no pickeadas, y el albarán sigue su curso hasta Picked. Al cliente se le reembolsa el producto completo.

Cuando el interruptor está desactivado, las piezas que se encontraron se envían y al cliente solo se le reembolsa el valor de la pieza que falta.

De picked a packing

Una vez pickeadas todas las líneas de un albarán, este queda en Picked con un botón Start packing. En la mayoría de tiendas este es un paso aparte: al pulsarlo, el albarán pasa a Packing, se registra quién lo empaqueta, y se libera cualquier puesto de picking que lo estuviera reteniendo. Para tiendas de dropshipping se salta el packing — desde Picked el botón dice Set as packed en su lugar, y lleva el albarán directamente a Packed en un solo paso.

Durante el packing, el albarán no puede marcarse como Set as packed si todavía tiene líneas pendientes de una decisión de reemplazo o de una liberación de almacén — ese bloqueo hay que resolverlo antes.

Al pulsar Set as packed se registra quién empaquetó el albarán, se incorporan las líneas que no se confirmaron una a una en el puesto, y se fija un paquete por defecto si todavía no se había registrado ninguno.

Los paquetes se registran en la ventana Add shipment, que se abre desde el albarán o desde su fila en una sesión de picking. Cada fila de paquete tiene una lista Preset size junto a sus medidas: al elegir un tamaño de caja, por ejemplo 39 × 39 × 39 cm, se rellenan de una vez el largo, el ancho y el alto, y solo hay que escribir el peso.

Si un albarán necesita retroceder un paso, los albaranes editables llevan botones de deshacer: Undo set as picked devuelve un albarán Picked a picking, Undo packing devuelve un albarán Packing a picked, y Unpack devuelve un albarán Packed o Finalised a Packing.

Finalizar y expedir con un transportista

Una vez que un albarán Packed tiene sus paquetes registrados, lleva un único botón Finalise and Dispatch (la etiqueta cambia a Dispatch o a Finalise and set as Collected para un albarán de reemplazo o uno que se recoge en persona en lugar de ir con un transportista). Al pulsarlo se finaliza el albarán — lo cual se rechaza si no hay ningún envío registrado — y se expide en el mismo paso: se marca el albarán como expedido, se registra la hora de expedición en cada línea y, para albaranes ligados a un pedido de cliente, se lleva también el propio pedido a expedido.

Un albarán expedido puede revertirse con Undispatch, que lo devuelve a packed.

Cancelar un albarán

Un albarán puede cancelarse desde cualquier etapa antes de finalizarse o expedirse — cancelar un albarán finalizado o expedido se rechaza. Cancelar libera de vuelta al stock todo lo que ya se hubiera pickeado o empaquetado, marca todas las líneas del albarán como canceladas, y lo desvincula de cualquier carro o puesto de picking que estuviera usando. Cuando el albarán pertenece a un pedido de cliente, el propio pedido también se revierte, salvo que ya esté cancelado, finalizado o expedido.