Gestionar las solicitudes de ausencia

El personal pide sus ausencias por sí mismo, desde la pestaña Leave de su página Employee Clocking, con Request Leave. Lo que envían llega aquí como pendiente.

Encontrar una solicitud

Abre HR → Leave Requests. Cada tarjeta muestra el empleado, el tipo de ausencia, el periodo (Leave period) con el número de días, hasta dónde ha llegado la aprobación (Approval), el motivo, los adjuntos y quién cubre la ausencia (Covered by).

Encima de las tarjetas:

• Search busca por empleado, tipo de ausencia o motivo.
• Status: All, Pending, Approved o Rejected.
• All leave types reduce la lista a un solo tipo.
• From y To muestran las ausencias que caen dentro de esas fechas.
• Clear filters lo deja todo como estaba.

Export descarga el informe de ausencias en Excel o CSV, para las fechas, el tipo, el estado, el departamento y el empleado que elijas.

Registrar una ausencia por alguien

Pulsa Record leave cuando la solicitud no llegó a través de aiku: una baja avisada por teléfono, unas vacaciones acordadas en papel.

1. Elige el Employee.
2. Elige el Leave Type (tipo de ausencia), la Start Date (fecha de inicio) y la End Date (fecha de fin).
3. Si quieres, elige quién la cubre en Covered by. Consulta Cubrir a un compañero de baja.
4. Añade un motivo en Reason si quieres que conste.
5. Pulsa Record leave.

Una ausencia registrada así queda aprobada de inmediato. No espera a ningún aprobador.

Aprobar y rechazar

Una tarjeta pendiente muestra Approve y Reject a las personas que son aprobadoras de esa solicitud. Los aprobadores se definen en la pestaña Leave Approval de la misma página.

• Approve abre Approve leave, donde también puedes elegir quién cubre, y luego Yes, approve.
• Reject pide un motivo en Rejection Reason. El empleado lo ve, y se queda en la tarjeta.

Cuando una solicitud necesita más de un aprobador, el recuadro Approval muestra el nivel alcanzado, por ejemplo Level 1 of 2, y quién ha decidido ya. La ausencia queda aprobada cuando la aprueba el último nivel. Un rechazo en cualquier nivel la rechaza.

Una vez aprobada o rechazada, la solicitud muestra Processed y los botones desaparecen. No se puede aprobar ni rechazar una segunda vez.

Editar

Edit está disponible para los aprobadores, solo en solicitudes pendientes. Puedes cambiar el tipo de ausencia, las fechas, el motivo, quién cubre y los adjuntos. Los adjuntos nuevos sustituyen a los que ya había.

Eliminar

Delete borra una solicitud definitivamente, así que aiku pregunta antes y te dice qué vas a deshacer:

• Pendiente: la solicitud aún no se ha decidido, y los aprobadores dejarán de verla.
• Aprobada: la ausencia sale del registro de ausencias del empleado y del calendario de ausencias, y termina la cobertura que tuviera asignada. El botón dice Delete anyway.
• Rechazada: la solicitud y el motivo del rechazo salen del registro de ausencias del empleado. El botón dice Delete anyway.

El calendario de ausencias

La pestaña Dashboard es el calendario: una fila por empleado, una columna por día, y cada ausencia dibujada con el color de su tipo. Las ausencias que aún esperan aprobación van rayadas, y los festivos y los fines de semana, sombreados.

• Cambia entre Month (mes) y Week (semana), y avanza o retrocede con las flechas.
• Busca un nombre, o filtra por empleado, tipo de ausencia o departamento.
• Sort by ordena por nombre, apellido, nombre de pila o departamento.
• Pulsa una ausencia para ver sus Leave Details.
• Export descarga el informe de ausencias en Excel o CSV, o lo abre como Print View (vista de impresión).

La acción rápida Leave calendar del panel de HR abre esta misma página.

Las ausencias de un empleado

Abre un empleado y elige la pestaña Leave.

• Period elige un año, o All time (todo). Empieza en el año actual.
• Los recuadros cuentan Total requests, Approved, Pending y Rejected, más los días disfrutados (Days taken). Pulsa un recuadro para listar solo esas solicitudes.
• Leave balance y By leave type muestran cómo se reparten los días aprobados.
• Leave requests lista cada solicitud con los mismos detalles que las tarjetas de la página principal.
• Open in Leave Requests te lleva a la página principal, ya buscada por este empleado, donde puedes actuar sobre una solicitud.